Kirjanpito-osaston määritelmä
Kirjanpito-osasto viittaa osastoon yrityksessä, joka huolehtii tilinpäätöksen laatimisesta, pääkirjan ylläpidosta, laskujen maksamisesta, asiakaslaskujen valmistamisesta, palkanlaskennasta ja muusta. Toisin sanoen he ovat vastuussa yrityksen koko taloudellisen rintaman hallinnasta. On mahdotonta, että kukaan yritys, olipa pieni kotona toimiva yritys tai suuri monikansallinen yritys, voi toimia liian kauan ilman minkäänlaista kirjanpitoa.
Kirjanpito-osaston tehtävät
- Ylläpitää ja tallentaa kaikki liiketapahtumat tarkasti ja kattavasti systemaattisella tavalla, jotta ne voidaan hakea ja tarkistaa milloin tahansa.
- Ylläpitää riittävää sisäistä valvontaa organisaatiossa sen arvokkaiden resurssien turvaamiseksi.
- Tarjota perusta suorituskyvyn arvioinnille ja luoda vastuullisuutta koko organisaatiossa.
- Voit seurata yrityksen kustannuksista aiheutuvia kustannuksia ja neuvoa nykyisten toimintojen muuttamista käyttökustannusten alentamiseksi.
- Tukea ylintä johtoa päätöksentekoprosessissa esittämällä asianmukaiset taloudelliset tiedot
- Suunnittelu perustuu liiketoiminnan tarpeiden ennakointiin ja odotettuun resurssien saatavuuteen.
Roolit ja vastuut
- Yksi ensisijaisista tehtävistä on kerätä kaikki taloudelliset tiedot asianmukaisesti ja sitten laatia tilinpäätös / raportit. Näitä raportteja käytetään budjettien, ennusteiden ja muiden päätöksentekoraporttien valmisteluun. Lisäksi näitä raportteja käytetään myös viestintään lainanantajien, sijoittajien ja muiden sidosryhmien kanssa.
- Terveen suhteen ylläpitäminen myyjiin varmistamalla, että heille maksetaan ajoissa. Heidän tulisi kuitenkin etsiä mahdollisuuksia säästää rahaa käyttämällä hyvityksiä alennuksista tai kannustimista oikea-aikaisen tai ennakkomaksun vuoksi. Samalla kirjanpitoyksikön tulisi myös varmistaa, että vähimmäismäärä rahaa menee per maksu, mutta ilman viivästyskustannuksia.
- Seuraa myyntisaamisia ja maksamattomia laskuja sekä neuvoja, jos perintätoimenpiteitä tarvitaan. Kirjanpidon tulee varmistaa, että asiakkaat maksavat laskut ajoissa ja että heillä on ystävällinen / ystävällinen suhde.
- Se on yksin vastuussa palkkatoiminnosta. Heidän on varmistettava, että kaikille työntekijöille maksetaan palkat ajoissa ja tarkasti. Lisäksi osaston on myös varmistettava, että työntekijöiden verot arvioidaan tarkasti ja maksut suoritetaan ajoissa osavaltiolle ja liittovaltion viranomaisille.
- Heidän on ylläpidettävä varainhoidon valvontaa täsmäyttämällä ja noudattamalla sovellettavia kirjanpitostandardeja, kuten Yhdysvaltojen GAAP. Kaikki nämä käytännöt toteutetaan petosten ja varkauksien estämiseksi. Varainhoidon valvojana yksikön tulisi varmistaa menettelyjen asianmukainen ylläpito ilman löyhyyttä.
Kirjanpitoyksikön rakenne
Suurimmalla osalla yrityksiä on useampi kuin yksi henkilöstön jäsen kirjanpito-osastollaan, joten niiden on asetettava organisaatiorakenne virtaviivaistamiseksi. Yleensä se koostuu talousjohtajasta (CFO), varainhoidon valvojasta, johtajista ja kirjanpitäjistä. Rakenne on seuraava:
- Talousjohtaja on osaston kärjessä ja raportoi suoraan yrityksen omistajalle tai operatiiviselle toimitusjohtajalle.
- Varainhoidon valvoja raportoi talousjohtajalle, ja sillä on tarkemmat vastuut osastolla.
- Varainhoidon valvojalla on yleensä joukko johtajia - Palkanhallinta-, Myyntisaamispäällikkö ja Ostovelat -päällikkö.
- Jokaisella divisioonan johtajalla on yleensä kirjanpitäjien tiimi.
Kirjanpito-osaston arvo
Kirjanpitoyksiköllä on tärkeä rooli yrityksen johtamisessa, koska se auttaa seuraamaan sekä tuloja (rahat sisään) että kuluja (rahat pois) samalla kun varmistetaan kaikkien lakisääteisten vaatimusten noudattaminen. Lisäksi se tarjoaa myös määrällisiä taloudellisia tietoja johdolle, luotonantajille, sijoittajille ja muille sidosryhmille, jotka käyttävät sitä tietoisten liiketoimintapäätösten tekoon.
Kirjanpito-osaston keskeiset tehtävät
Seuraavassa on joitain keskeisiä tehtäviä:
- Talousjohtaja (CFO): Talousjohtaja ovat yleensä suuryritysten talousosaston kärjessä. He ovat vastuussa liiketoiminnan taloudellisen tilanteen valvonnasta ja koko talousosaston hallinnoinnista, joka sisältää taloudellisen suunnittelun ja raportoinnin, lyhyen ja pitkän aikavälin liiketoimintastrategian, tilintarkastuksen, sisäisen riskienhallinnan jne. He auttavat myös ylintä johtoa ymmärtämään taloudelliset vaikutukset erilaisia käynnissä olevia toimintoja - organisaatiossa ja sen ulkopuolella.
- Varainhoidon valvoja: Varainhoidon valvojat työskentelevät CXO: n rinnalla, ja he vastaavat taloushallinnosta sekä raporttien valmistelusta projektin hallinnasta, budjetista ja muusta. Niiden pääpaino on kuitenkin välittömien taloudellisten kysymysten hallinnassa.
- Treasury Manager: Varainhoitajat auttavat muotoilemaan ja kehittämään erilaisia rahoituspolitiikkoja, jotka sisältävät parhaiden sijoitusmahdollisuuksien tunnistamisen, luottolimiittien optimoidun käytön, rahoituskustannusten alentamisen jne.
- Kirjanpitäjä / pääkirjanpitäjä / kirjanpitäjä : Nämä johtajat vastaavat kaikkien rahoitustapahtumien ylläpidosta ja raportoinnista. Ne myös laativat ja noudattavat kirjanpitoperiaatteita, jotka perustuvat tilintarkastuspolitiikkaan ja lakisääteisiin vaatimuksiin.
- Kirjanpitäjä: Kirjanpitäjillä on tärkeä rooli kirjanpito-osastolla, koska he ovat mukana kaikkien taloudellisten tietojen mittaamisessa ja tulkinnassa.
