Excel-työn erittelyrakenne
Excelissä olevaa työn erittelyrakennetta (WBS) käytetään visuaalisesti edustamaan eri tehtävien ja projektitoimintojen tilaamista, resurssien aikataulua projektisuunnittelun aikana. Sen avulla voimme jakaa tai jakaa projektin hallittavampiin osiin luokittelemalla projektin tehtävät tapahtumahierarkiaan, joka jaetaan edelleen sarjaan tehtäviä, jotka eivät ole riippuvaisia mistään muusta tehtävästä. Sitä käytetään myös varaamaan sopivat laitteet, kustannukset, materiaalit, työ ja kesto kunkin tehtävän suorittamiseksi.
Kuinka luoda työn erittelyrakenne Excelissä?
Esimerkki 1
Työn erittelymalleihin on saatavana malleja Excelissä. Näillä malleilla voimme luoda kahdenlaisia työn erittelyrakenteita:
Puun rakenne
Tämä rakenne näyttää seuraavalta:
Taulukkonäkymä
Tämä näyttää seuraavalta:
Vaihe 1: Tulojen kerääminen
Ennen WBS: n luomista tarvitaan useita syötteitä. WBS: n tulot koostuvat:
- Hankkeen laajuuslausunto: Tämä on yksityiskohtainen kuvaus projektin tehtävistä ja suoritteista
- Vaatimusilmoitus: Tämä on yksityiskohtainen kuvaus toimitettavasta tuloksesta
- Organisaation prosessivarat: Tämä sisältää käytäntöjä, ohjeita, malleja, menettelyjä, organisaation suunnitelmia
- Projektin laajuuden hallintasuunnitelma: Tämä on asiakirja, joka auttaa ymmärtämään, miten projektin laajuuteen tehtävät muutokset voidaan hoitaa
Vaihe 2: Tiimin ja sidosryhmien kokoaminen
Tässä vaiheessa tunnistetaan kuka voi auttaa luomaan WBS: n. Se vaatii yhteistyötä tiimin jäsenten kanssa. Esimerkiksi tiimin jäsenet voivat auttaa muistiin kirjoittamaan kaikki tehtävät projektin loppuun saattamiseksi.
Vaihe 3: WBS : n esityksen ja lähestymistavan määrittäminen
Esitys voi olla taulukkonäkymä tai puurakenne, kuten edellä on kuvattu. Esimerkiksi tietylle projektille WBS: n kaksi näkemystä ovat seuraavat:
Vaihe 4: Määritetään tärkeimmät suoritteet ja tasot
Tähän sisältyy tärkeimpien suoritteiden jakaminen lisäkomponenteiksi ja tasoiksi. WBS: ssä on kolme tasoa. Ensimmäinen on täydellinen projekti, toinen sisältää kaikki projektin loppuun saattamiseen tarvittavat toimitukset, ja kolmas sisältää toimitusten jakamisen tai jakamisen pienempiin osiin, kuten työpaketteihin. Työpaketteihin liittyy sääntö, ts. Niiden ei pitäisi valmistua alle 8 tai yli 80 tunnissa. Tätä 8/80 -sääntöä sovelletaan vain työpaketteihin, koska nämä ovat elementtejä, jotka määritetään tiimin jäsenelle yhdessä määritetyn määräajan kanssa.
Vaihe 5: 100% sääntö
Tämän säännön mukaan jokaisella WBS-erittelytasolla on oltava kaikki toimitettavat elementit, jotka edustavat 100% sen päätehtävistä. Tämä sääntö on välttämätön, jotta varmistetaan, ettei kopioita ole. Tätä varten on välttämätöntä varmistaa, että kaikkien WBS: n suoritteiden summa on 100% koko projektista. 100% tulisi soveltaa kaikkiin alatasoihin optimaalisten tulosten saavuttamiseksi.
Vaihe 6: Numerointijärjestelmä
Kun WBS-komponentit on määritelty, jokaiselle komponentille on annettava numero, jota voidaan kutsua WBS-tunnukseksi. Tämä edustaa sijaintia WBS-rakenteessa, johon kukin WBS-taso sijoitetaan. Ensimmäisellä tasolla ensimmäisen numeron tai tunnuksen tulisi olla 1, ja seuraavat komponentit numeroidaan sen jälkeen peräkkäin. Esimerkiksi ensimmäiselle alatason elementille osoitetaan 1.1, muille alatason elementeille 1.1.1. 1.2 määritettäisiin toiselle ensimmäisen tason alielementille.
Vaihe 7: WBS-sanakirja
Tämä on asiakirja, joka kuvaa kaikki WBS: n elementit.
Joten kaikkien näiden vaiheiden jälkeen WBS-malli haluaa alla olevan:
Tehtävän kuvaukset voidaan sisenyttää joko manuaalisesti Koti-välilehden Sisennä-painikkeilla tai ehdollisella muotoilulla. Toinen tapa voisi olla luoda luettelo, jossa numerointijärjestelmä on myös osa Tehtävän kuvausta, jotta ylimääräistä sisennystä ei tarvita.
Esimerkki 2
Hajottaessamme projektia, asensimme nyt Excelin tietojen käyttämistä tai vastaanottamista varten. Katsotaan nyt alla, kuinka voimme luoda yhden tällaisen mallin Excelissä:
Vaihe 1: Luo alla olevat sarakkeet ylhäältä:
- Tehtävän tunnus
- Tehtävän kuvaus
- Edeltäjä
- Omistaja
- Rooli
- % Valmistuminen
- Aloituspäivämäärä
- Päättymispäivä
- Toimittaa
Vaihe 2: Näiden sarakkeiden luomisen jälkeen solut on alustettava. Ensin muotoillaan solun tehtävän tunnus. Sen muotoilemiseksi korostetaan ensin sarake, joka on määritetty tehtävänumerolle napsauttamalla sarakkeen yläosassa olevaa kirjainta. Napsauta hiiren kakkospainikkeella valittua saraketta ja valitse sitten "Format Cells" -> "Number" ja aseta desimaalipilkut arvoon 1. Seuraavaksi muotoilemme sarakkeen: Preductor, joka seuraa tehtävien riippuvuuksia. Tämä on määritettävä samalla tavalla kuin Tehtävän tunnus. 'Aloituspäivä' ja 'Lopetuspäivä' on määritettävä hyväksymään syötetyt päivämäärät.
Vaihe 3: Syötä tiedot.
Vaihe 4: Seuraavaksi voimme käyttää ehdollista muotoilua erilaisiin tehtäviin, esimerkiksi sanoa haluavamme korostaa tehtäviä, jotka liittyvät tiettyyn suoritukseen tai jotka on osoitettu tietylle jäsenelle, tai tehtäviä, jotka johtuvat tietyllä aikavälillä
Vaihe 5: Voimme nähdä myös 'tietopalkki' -ominaisuuden, joka edustaa saraketta, kuten '% valmius graafisesti'. Tätä ominaisuutta voi käyttää avattavassa Ehdollinen muotoilu -valikossa.
Muistettavaa
- Tehokkaan WBS: n luomiseen on käytettävä substantiiveja verbien sijasta, jotta keskittytään suoritteisiin.
- Hierarkiaa tai puurakennetta tulisi käyttää kuvaamaan suoritteiden suhdetta projektin laajuuteen.
- Kun porataan WBS-tasoja, 100-prosenttista sääntöä tulisi noudattaa.
- WBS tulisi rakentaa yhteistyössä kaikkien jäsenten kanssa.
- WBS: n ylätaso edustaa lopullista projektia.
- Kukin tehtävän kesto saa olla enintään 10 päivää.
- Jokaisen tehtävän tulee olla ainutlaatuinen, eikä siinä saa olla kaksoiskappaleita.
- Se voi auttaa yksityiskohtaisessa kustannusarvioinnissa.
