Mikä on kirjanpitomenettely?
Kirjanpitomenettely määritellään standardoiduksi prosessiksi, joka suorittaa tietyn kirjanpitotoiminnon, joka on suunniteltu sisällyttämään paremmat riskienhallintapolitiikat siten, että nämä toiminnot suoritetaan tuottavammin ja tehokkaammin. Kirjanpito-osasto suorittaa useita toimintoja, kuten laskujen suorittaminen asiakkailleen, laskujen toimittaminen toimittajille, pankkitilastojen suorittaminen ja siten tällaiset tehtävät edellyttävät yleensä kattavia ja virtaviivaisia menettelyjä.
Kirjanpitomenettelyn ominaisuudet
# 1 - Taloudellisten tietojen kokoelma
Se alkaa taloudellisten asiakirjojen keräämisellä. Kerätyt tiedot voidaan kirjata ja ylläpitää fyysisen tai sähköisen tilan kautta. Kassanauhat, saapuvat laskut, kuitit, palkkatiedot, matkakuitit ja lomakkeet sekä laskut ovat esimerkkejä talousasiakirjoista.
# 2 - tilin täsmäytys ja vahvistus
Kirjautuneena järjestelmään kirjanpitäjät tarkistavat taloudelliset tiedot käytettävissä olevalla todisteella. Tilien täsmäytys ja sisäinen sekä ulkoinen raportointi suoritetaan vakiintuneiden kirjanpitomenettelyjen mukaisesti. Nämä menettelyt on suunniteltava ja rakennettava siten, että ne tallentavat päteviä, puolueettomia ja tarkkoja tietoja. Menettelyjen tulisi olla johdonmukaisia ja vertailukelpoisia.
Esimerkkejä kirjanpitomenettelyistä
Esimerkki 1
Paras esimerkki edellä esitetyn kuvaamiseksi on varaston arvostus. Kun on päätetty, että vaihto-omaisuus on kirjattava ja arvostettava käyttämällä First-in first-out -varastomenetelmää, sitä ei pitäisi vaihtaa mihinkään vaihtoehtoiseen arvostusmenetelmään, kuten joko LIFO-varastomenetelmään tai painotettuun keskiarvoon.
Esimerkki 2
Toinen esimerkki voisi olla laskutusmenettelyt, joissa laskut yleensä lähetetään asiakkaille. Tähän sisältyy kolme laajaa tehtävää, nimittäin laskujen kerääminen, laskujen luominen ja lähettäminen takaisin asiakkaille. Laskutusprosessista vastaavat henkilöt voivat tarkistaa päivittäiset laskutustiedot ja tarkistaa hinnat tilauksen käsittelemiseksi. Kun tarkastustoiminta on suoritettu, se voi pyytää järjestelmää tulostamaan laskut erässä ja jolloin tällaiset painetut laskut lähetetään sitten laskutusosoitteeseen.
Esimerkki 3
Toinen esimerkki on työntekijöiden palkanlaskennan määrittäminen. Palkanlaskennan johtaja voi kerätä seuraavia tietoja, kuten tuntilomakkeita, joissa he voivat tarkistaa ja hyväksyä työaikataulukot kirjaamaan kyseiseen tehtävään työskentelevien työntekijöiden käyttämät tunnit. Tehtyihin tehtäviin sovelletaan vastaavaa palkkatasoa, jota puolestaan käytetään bruttopalkan ja nettopalkan määrittämiseen verovähennysten jälkeen.
Esimerkki 4
Toinen esimerkki käyttöomaisuuden poistojen laskemisesta. Verojen tai kirjanpitotarkoituksia koskevien raportointivaatimusten perusteella voidaan tarkastella omaisuuserän poistokustannusten määrittämiseksi MACRS-poistoja tai tasapoisto-menetelmää.
Edut
- IT auttaa päätöksentekoprosessissa, koska se tarjoaa puitteet ja myös tehokkaan työnjaon kirjanpito-osastojen välillä.
- Erilaiset kirjanpitomenettelyt edellyttävät erilaista erikoistumista ja taitoja tietojen tallentamiseksi kirjanpitojärjestelmiin.
- Se auttaa tallentamaan luonteeltaan taloudellisia ja muita kuin taloudellisia tietoja.
- Se varmistaa, että tallennetut tiedot voidaan tarkistaa. Se auttaa tekemään yhdenmukaiset tilinpäätökset ja joita voitaisiin käyttää teollisuuden analyyseihin.
- Oikeiden kirjanpitomenettelyjen soveltaminen varmistaa tehokkuuden ja aikaa säästävän tiedon tallentamisen järjestelmään.
- Se varmistaa, että liiketiedot pidetään aikajärjestyksessä.
- Se varmistaa, että yritys noudattaa kaikkia lakien ja säädösten noudattamista.
Haitat
- Kirjanpitomenettelyjen mukaisesti ylläpidettyjä ja muodostettuja tilejä voidaan helposti käsitellä, jos prosesseja ei tarkisteta voimassa olevien sovellettavien ohjeiden mukaisesti, jotka on määrätty kirjanpitostandardien ja lain noudattamisen mukaisesti.
- Hyväksyttyjen menettelyjen kautta jaettu ja valmistettu tieto voi olla puolueellista johtuen inhimillisistä virheistä ja tuomioista.
- Kirjanpitoperiaatteiden noudattamatta jättäminen menettelyissä voi johtaa tietojen virheelliseen kirjaamiseen.
- Se auttaa työnjaossa eri osastojen välillä. Silti se johtaa myös tarpeettomien siilojen syntymiseen, mikä puolestaan vaikeuttaa taloudellisten tietojen täsmäytysprosessia.
Johtopäätös
Kirjanpitomenettelyt ovat joukko tehtäviä tai prosesseja, jotka auttavat kirjanpitoa virtaviivaistamaan ja suorittamaan hyödyllisiä kirjanpitotoimintoja. Tämä varmistaa tiedon paremman hallinnan lisäämällä avoimuutta ja vankkaa tosiasioiden raportointia. Oikeat ja asiaankuuluvat kirjanpitomenettelyt auttavat hyödyllisten ja tarkkojen tilinpäätösten laatimisessa.
