Vaiheet Excelin muutosten seuraamiseen
Alla on esimerkkitaulukko, joka näyttää kuinka seurata Excelin muutoksia.
- Vaihe 1: Ota nyt käyttöön "Seuraa muutoksia" siirtymällä kohtaan "Tarkastele", napsauttamalla "Seuraa muutoksia" ja valitsemalla "Korosta muutokset".
- Vaihe 2: Kun korostusmuutokset on valittu, ikkuna avautuu.
Korostusmuutokset havaitsevat kaikki muut muutokset muiden käyttäjien kanssa jaetussa työkirjassa.
- Vaihe 3: Valitse "Seuraa muutoksia muokkauksen aikana" -valintaruutu. Tämä on välttämätöntä, jotta excel voi seurata jaetussa työkirjassa tehtyjen muutosten kirjaa.
- Vaihe 4: Valitse "Milloin" haluamallesi ajalle ja "Kuka" -valintaruutu, jonka aina muutoksia on seurattava ja korostettava muutosten tekemistä varten.
- Vaihe 5: "Korosta muutokset ruutuun" valitaan osoittamaan solu, jossa tietueita muutetaan, ja antamaan yksityiskohdat solujen kulmassa olevissa kommenteissa. Tallenna toiminnot työkirjaan napsauttamalla OK.
- Vaihe 6: Kaikki työkirjan muutokset korostetaan solurajoilla ja käyttäjien yksityiskohdat kommenteissa. Kommentit ovat käytettävissä solun vasemmassa yläkulmassa. Sen käyttäjän nimi, joka on tehnyt muutokset soluun ja sisällön muutokseen.
Kuten voimme nähdä, muutokset tehtiin kahdessa solussa D4. Kommenttiruutu tulee näkyviin viemällä kohdistin korostettujen solujen päälle.
Erillisen arkin muutosten tarkasteleminen
- Vaihe 1: Korostetut muutokset tarjoavat myös tietueen soluihin tehdyistä muutosluetteloista, jotka ovat käytettävissä erillisessä tarkasteltavissa olevassa taulukossa. Tämä antaa eri käyttäjille mahdollisuuden tehdä muutoksia työkirjaan, jotta tämä tapahtuisi kohdassa Review -> Share Workbook.
- Vaihe 2: Kun olet valinnut Jaa työkirja, ikkuna avautuu. Valitse nyt "Käytä vanhoja jaettuja työkirjoja -ominaisuuksia uuden yhteiskirjoituskokemuksen sijaan". Napsauta sitten OK.
- Vaihe 3: Siirry seuraavaksi kohtaan Tarkista -> Seuraa muutoksia -> Korosta muutokset, kuten vaiheessa 1 on esitetty.
- Vaihe 4: Kun ikkuna avautuu, valitse "Who" -valintaruutu, jotta muut käyttäjät voivat tehdä muutoksia työkirjaan. Valitse sitten "Luetteloi muutokset uudessa taulukossa" -valintaruutu, jotta näet kaikki uudessa taulukossa tehdyt muutokset. Napsauta sitten OK. Napsauta uudelleen OK, kun haluat kehotteen tallentaa toiminnot.
- Vaihe 5: Tämä käynnistää uuden arkin nimeltä Historia-välilehden luomiseksi alla olevan kuvan mukaisesti.
Kuten voimme nähdä, excel tarjoaa kaikki tiedot, jotka liittyvät solun kaikkiin muutoksiin. Toimintatyyppi ja menetetty toiminto ilmaisevat, ovatko ristiriitaisia muutoksia tai muutoksia, jotka eri käyttäjät ovat tehneet samaan soluun.
Historia-välilehti voidaan tallentaa erillisenä työkirjana tai se voidaan luoda uudelleen, jotta voidaan nähdä mahdolliset uudet muutokset, jotka eri käyttäjät ovat tehneet. uudet muutokset yhdistetään olemassa oleviin tietueisiin, kun valitset "Luo muutokset uudelle arkille" -valintaruudun uudelleen.
Hyväksy tai hylkää muutokset työkirjassa
- Vaihe 1: Jos haluat hyväksyä tai hylätä toisen käyttäjän tekemät muutokset työkirjassa, siirry kohtaan Tarkista -> Seuraa muutoksia -> Hyväksy / hylkää muutokset.
- Vaihe 2: Hyväksy / hylkää muutokset avautuu ikkunan, joka on määritettävä alla olevia valintoja varten.
Kun valitsen valintaruudun, pyydän muutoksia, joita ei ole vielä tarkistettu tai jotka ovat päivittäneet.
Kuka valintaruudun valinta, valitse joko kaikki, kaikki paitsi minä tai tietty käyttäjä. Napsauta sitten OK.
- Vaihe 3: Kun yllä olevat valinnat on tehty, ponnahdusikkuna kysyy, hyväksytäänkö, hylätäänkö muutokset vai säilytetäänkö alkuperäinen sisältö.
Jos on ristiriitoja, toisin sanoen jos eri käyttäjät ovat tehneet muutoksia samaan soluun, ponnahdusikkunassa luetellaan kaikki tiettyyn soluun tehdyt muutokset ja valinnat voidaan tehdä hyväksymään kenenkään tietue.
Kuinka muuttaa päivien määrää seurantahistorian ylläpitämiseksi?
Yleensä tietueiden excel-raidan muutokset säilytetään yleensä oletuksena 30 päivän ajan; tätä voidaan muuttaa mukavuuden mukaan siirtymällä Tarkastelu -> Jaa työkirja.
Valintojen jälkeen näkyviin tulee ponnahdusikkuna, kuten alla olevasta kuvasta näkyy. Sitten "Lisäasetukset" -välilehdessä historia voidaan muuttaa haluttuun päivien määrään, muuten Excel ottaisi oletusasetukset. Napsauta sitten OK, kun tarvittavat asetukset on päivitetty.
Kuinka seurata muutoksia?
Siirry nyt kohtaan Tarkista -> Seuraa muutoksia ja valitse sitten Korosta muutokset.
Kun ponnahdusikkuna tulee näkyviin, poista valinta Seuraa muutoksia muokkauksen aikana -valintaruudusta. Napsauta OK. Poista sitten seuranta käytöstä ja lopeta työkirjan jakaminen muille käyttäjille.
Muistettavaa
- Kun jälkimuutokset on otettu käyttöön, työkirjasta tulee jaettu tiedosto, mikä tarkoittaa, että myös muut käyttäjät voivat käyttää excel-tiedostoa.
- Vain solujen sisällön muutoksia seurataan; muita muutoksia, kuten muotoilua tai ryhmittelyä, ei oteta huomioon.
- Raidatietueiden muutokset säilytetään oletuksena vain 30 päivän ajan. tätä voitaisiin muuttaa seuraamalla kuinka seurata historiaa.
- Kumoa ei ole mahdollista; kun muutokset soluun on tehty, ne voidaan tuoda alkuperäiseen sisältöön hyväksymällä tai hylkäämällä kohta Seuraa muutoksia.
