Tarkastuspolun merkitys
Tarkastuspolku on järjestelmällinen tietue taloudellisten tietojen lähteen jäljittämiseksi, ja se tarjoaa kronologista, dokumentaalista näyttöä useista toiminnoista. Siksi sitä käytetään tietojen oikeellisuuden tarkistamiseen ja tapahtumien seuraamiseen.
Se vastaa kolmeen peruskysymykseen -
- Mikä tapahtuma oli?
- Kuka on käynnistänyt / aloittanut tapahtuman?
- Tapahtuman päivämäärä ja kellonaika
Tarkastuspolun esimerkkejä
Alla on joitain esimerkkejä.
Esimerkki 1
Mikä olisi kirjausketju kartongin ostotapahtumalle?
Ratkaisu -
Se koostuu kuitista, jossa on yksityiskohdat rahasta, joka on maksettu vastineeksi laatikosta, tapahtuman päivämäärä ja paikka, josta se on ostettu.
Esimerkki 2
Yritys haluaa ostaa kannettavan tietokoneen työntekijöilleen. Mitä kaikki sisällytettäisiin kirjausketjuun?
Ratkaisu -
Rahoitusryhmä luo ostotilauksen valtuuttamaan ostoksen. Kauppa, josta kannettava tietokone on ostettu, antaa laskun, jossa on tiedot myyntipäivästä, määrästä ja ostetun tuotteen kuvaus. Kaikki nämä asiakirjat koostuvat kirjausketjusta.
Edut
Eri käyttäjät käyttävät sitä eri tavoin vaatimuksista riippuen. Alla on tämän polun merkittävät edut:
- Vastuullisuus: Se asettaa vastuun käyttäjien toimien suhteen. Se estää väärän tiedon tuomisen tai luvattoman pääsyn tietoihin. Lisäksi käyttäjän kaikki toiminnot tallennetaan, mikä auttaa vastaavien muutosten / modifikaatioiden jäljittämisessä järjestelmässä.
- Tapahtumien jälleenrakentaminen: Se voi elvyttää koko tiedon ja jäljittää tapahtumaan liittyvät perustiedot siitä, kuka, milloin ja mitä. Se auttaa havaitsemaan lähdeongelmia ja korjaamaan ne tulevaisuuden tapahtumien estämiseksi.
- Tunkeutumisen tunnistus: Se auttaa tunnistamaan luvattoman pääsyn. Monet asetukset ovat tehneet siitä pakollisen tietojen luottamuksellisuuden ylläpitämiseksi. Se kattaa henkisen omaisuuden, taloudellisen kirjanpidon, henkilökohtaisten tietojen jne. Suojan.
- Ongelmien tunnistaminen: Reaaliaikaisen seurannan avulla tarkastuslokit tunnistavat ongelmat, jotka viittaavat operatiivisiin ongelmiin, epätavallisiin tai epäilyttäviin toimintoihin tai järjestelmävirheisiin.
- Estä petokset - Kun asianmukaista kirjanpitoa ylläpidetään, epäjohdonmukaisuus on helppo havaita. Koska käyttäjät tietävät, että tapahtumat on tallennettu ja jäljitettävissä, he eivät todennäköisesti yritä tällaista toimintaa.
- Auttaa tarkastuksissa - Suurimmalle osalle yrityksiä tilintarkastus on pakollinen. Kun jokaisen tapahtuman jäljityspiste ylläpidetään oikein, tilintarkastajien on helppo määrittää pätevyys. Se tekee tarkastuksen ajasta ja kustannustehokkaasta. Se auttaa myös tilintarkastajia luottamaan yrityksen sisäiseen valvontaan ja auttaa päättämään tarkastuksen laajuudesta.
- Virheiden tunnistaminen ja korjaaminen - Se tarjoaa kattavaa ja helposti saatavilla olevaa tietoa, joka voidaan helposti tutkia mahdollisten virheiden selvittämiseksi. Koska se seuraa kaikkea, virhe voidaan korjata kerralla ja säästää aikaa, kun useat ihmiset korjaavat virheen useita kertoja.
- Sääntelystandardien noudattaminen - Sääntelystandardien noudattamiseksi on tärkeää säilyttää kirjausketju. Se auttaa ymmärtämään liiketoimien sisältöä silloin kun niitä tarvitaan laillisiin tarkoituksiin.
- Laina-asiakirjat - Lainanantajat tarvitsevat jonkin verran todisteita tuloista ja kassavirroista, ennen kuin ne myöntävät yritykselle lainoja. Tällä reitillä pidetään yksityiskohtaista kirjaa tapahtumista, jotka voivat auttaa tarvittavien asiakirjojen toimittamisessa.
Rajoitukset
- Haaste säilyttää kirjausketju, mukaan lukien sijainti, jota käytetään pääsyyn ja varastointiin
- Tietolokit voivat olla painavia, mikä lisää varastointikustannuksia.
- Joskus on vaikeaa löytää tasapaino tietosuojan ja operatiivisen suorituskyvyn välillä.
- Tietojen menettäminen epäasiallisen käytön seurauksena voi maksaa paljon, jos vahinko vahingoittuu suoraan tuotoille ja maineelle tai oikeustoimille.
Johtopäätös
- Kirjausketjun tiedot tulisi tallentaa suojattuun paikkaan
- Tämän reitin pitäisi olla ajoissa ja säännöllisesti
- Ainoastaan hyödyllistä tietoa tulisi kerätä, jotta vältetään suuret varastointikustannukset
- Tarkastuslokit tulisi tarkistaa säännöllisin väliajoin
- Järjestelmän käyttäjien tulisi olla tietoisia kirjausketjuista polkujen saatavuuden varmistamiseksi
