Kuinka pienentää Excel-tiedostokokoa?
Alla on 4 tapaa pienentää Excel-työkirjan tiedostokokoa.
- Tallenna tiedosto binaarimuodossa
- Muunna tarpeettomat kaavat arvoiksi
- Pakkaa kuva
- Pivot-välimuistin poistaminen
Keskustelkaamme kaikista menetelmistä yksityiskohtaisesti -
# 1 - Tallenna tiedosto binaarimuodossa
Excel-tiedoston kokoa voitaisiin pienentää muuntamalla tavallinen .xlsx-muoto .xlsb-muotoon, joka on binaarimuoto. Siten pienennetään tiedostokoko pienimpään mahdolliseen kokoon.
- Vaihe 1 - Avaa Excel-tiedosto .xlsx-muoto.
- Vaihe 2 - Napsauta sitten Tiedosto-välilehteä. Valitse Excelin avattavasta Tiedosto-välilehden luettelosta Tallenna nimellä Excelissä.
- Vaihe 3 - Valitse nyt Selaa vaihtoehto , sitten valintaikkuna avautuu.
- Vaihe 4 - Syötä sitten tiedostonimi kohtaan "Tiedostonimi", nyt avattavassa "Tallenna nimellä" -valikossa .xlsb-muoto ja napsauta "Tallenna".
Tämän lähestymistavan avulla he voivat excel tiedosto vähentää laskentataulukon kokoa.
# 2 - Muunna tarpeettomat kaavat arvoiksi
Seuraava lähestymistapa, jota voidaan käyttää Excel-tiedoston koon pienentämiseen, on muuntaa tarpeettomat kaavat arvoiksi. Alla on luettelo vaiheista, joita voidaan käyttää metodologian ymmärtämiseen.
- Vaihe 1 - Avaa Excel-tiedosto ja valitse koko laskentataulukko tai sarakkeiden määrä, jotka muunnetaan kaavoista arvoiksi.
- Vaihe 2 - Paina nyt “F5” -näppäintä, ponnahdusikkuna tulee näkyviin. Napsauta sitten "Special".
- Vaihe 3 - Tämä avaa toisen valintaikkunan, kuten alla on esitetty, napsauta sitten "Kaavat" -valintanappia ja napsauta OK.
- Vaihe 4 - Nyt kun kaikki kaavoja sisältävät solut on valittu. Siirry Koti-välilehteen ja napsauta Liitä.
- Vaihe 5 - Valitse nyt Arvot, kun pudotusvalikko tulee näkyviin, kun napsautat Liitä-painiketta. Napsauta sitten "Liitä arvot".
- Vaihe 6 - Tai käytä pikanäppäintä CTRL + ALT + V , niin valintaikkuna tulee näkyviin alla olevan mukaisesti. Valitse Valinnat-valintanappi ja napsauta OK.
Tämä muuntaa valitut kaavat arvoiksi, mikä antaa meille mahdollisuuden pienentää tiedostoa ja tehdä laskentataulukosta kevyempi.
# 3 - Pakkaa kuva
Seuraava tapa on pienentää työkirjan kokoa pakkaamalla kuva Excel-tiedostoksi. Tämä menetelmä on välttämätön, kun työkirjassa tai laskentataulukossa on liian monta kuvaa, mikä lisää Excel-tiedoston kokoa.
- Vaihe 1 - Napsauta kuvaa, jonka haluat pakata. Siirry sitten valintanauhan ”Format” -välilehdelle alla olevan kuvan mukaisesti.
Tämä on kuvatyökalu, joka näkyy vain, kun kuva on valittu.
- Vaihe 2 - Valitse Muotoile-välilehdestä Pakkaa kuvat.
- Vaihe 3 - Näyttöön tulee valintaikkuna, kun olet valinnut pakkauskuvan kuvakkeen.
- Vaihe 4 - Vaihtoehto "Käytä vain tähän kuvaan" antaa käyttäjän pakata vain valitun kuvan. Jos poistat tämän vaihtoehdon, kaikki työkirjan kuvat pakataan. Valitse myös vaihtoehto Sähköposti (96 PPI), joka on asiakirjan vähimmäiskoko jakamista varten.
- Vaihe 5 - Napsauta OK ja tallenna työkirja. Tämä pienentää koko Excel-tiedoston kokoa.
# 4 - Pivot-välimuistin poistaminen
Seuraava lähestymistapa auttaa pienentämään excel-tiedostokokoa poistamalla pivot-välimuistin samalla, kun luot pivot-taulukon lähdetiedoista.
- Vaihe 1 - Valitse ”Analysoi” -välilehti pivot-taulukon työkaluissa. Tämä välilehti näkyy vain, kun Excel-tiedoston kääntötaulukko on valittu.
- Vaihe 2 - Napsauta nyt pivot options -pudotusvalikkoa ja sen jälkeen vaihtoehtoja.
- Vaihe 3 - Valitse valintaikkunan vieressä Tiedot-välilehti.
- Vaihe 4 - Poista nyt Tallenna lähdetiedot tiedostoon -valintaruudun valinta. Tämä vaihtoehto ei luo pivot-välimuistia ja mahdollistaa Excel-tiedoston koon pienentämisen.
- Vaihe 5 - Valitse nyt vaihtoehto Päivitä tiedot tiedostoa avattaessa. Tämä varmistaa, että pivot päivitetään heti, kun Excel-tiedosto avataan. Jos vaihtoehtoa ei ole valittu, pivot-taulukko on päivitettävä manuaalisesti, mikä johtaisi pivot-välimuistin luomiseen.
Vaihe 6 - Napsauta sitten OK. Tämä varmistaa, että Excel-tiedoston kokoa pienennetään.
Muistettavaa
- XLSB-tiedostomuodolla on taipumus avautua ja tallentaa paljon nopeammin. On kuitenkin otettava huomioon muutama asia, joissa makrokäyttöisiä ja kyselypohjaisia excel-tiedostoja ei pitäisi muuntaa XLSB: ksi, koska ne saattavat aiheuttaa toiminnallisia virheitä toimiessaan XLSB: nä.
- Lisäksi, jos Excel-tiedostokoko XLSX-muodossa on 5 Mt - 7 Mt, voidaan jättää sellaisenaan vain, jos XLSX-tiedostokoko zoomataan kaksin- tai kolminumeroisiin Mt. Sitten voidaanko Excel-tiedostojen katsoa pienentävän tiedostokokoa millä tahansa parhaiten soveltuvalla tavalla.
- On muitakin tapoja, kuten pakatun pakatun kansion käyttö; tämä tehdään tekemällä hiiren kakkospainikkeella Excel-tiedosto, siirtymällä lähetykseen ja napsauttamalla sitten pakattua pakattua kansiota. Tämä pienentää tiedostokokoa jakamisen aikana. Tämä voidaan tehdä myös valitsemalla useita tiedostoja ja pakkaamalla sitten tiedostot pakattuun kansioon.
- Mieluummin pivot-taulukot kuin kaavat, joita käytetään tietojen yhteenvetoon yleensä suuremmille tietojoukoille; tällä on vähemmän vaikutusta tiedostokokoon. Jos kaavoja käytetään enemmän, vaihda Automaattinen laskutila manuaalitilaan kaava-välilehdessä. Tämä tekee tiedostosta avoimen, tekemällä muutoksia, päivittämällä excel-tiedoston ja sulkemalla tiedostot paljon nopeammin.
