Mikä on sovinto?
Täsmäytys on käytäntö, jonka mukaan tilien saldot sovitetaan yhteen taloudellisten epäjohdonmukaisuuksien, ristiriitojen, puutteiden ja jopa petosten löytämiseksi. Jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille (veloitus yhdelle ja hyvitys toiselle) kirjanpitoon. Siksi täsmäytys minkä tahansa tilikauden lopussa sisältää saldojen sovittamisen ja sen varmistamisen, että yhdeltä tililtä yhden tapahtuman veloitukset (hyvitykset) ovat samat kuin toisen tapahtuman hyvitykset (velat) toiselle tilille.
Täsmäytys voidaan tehdä myös sisäisten ja ulkoisten tilien saldojen sovittamiseksi yhteen. Esimerkiksi yritys saattaa sovittaa yhteen kirjanpitoonsa kirjatut pankkitapahtumat ja pankin lopussa kirjatut pankkitapahtumat selvittääkseen ristiriitaisuudet. Henkilökohtaisella tasolla joku voi seurata luottokorttikulutustaan ja sopia pankkitiliotteeseen ymmärtääkseen tilieroja.
Esimerkki sovinnosta
- Olettaen, että yritys sovittaa yhteen kirjanpidossaan olevat pankkitapahtumat tiliotteella. Yritys tekee tämän harjoituksen kuukauden lopussa. Se sai selville, että kuukauden 31. päivänä annettua sekkiä ei ole veloitettu sen saldosta pankissa, ja pankki vähensi saldosta tiettyjä kuluja, joita ei kirjattu yrityksen kirjanpitoon.
- Tässä yrityksen kirjanpidon ja pankin kirjanpidon saldot eivät täsmää, ja merkinnät on tehtävä / oikaistava vastaamaan tilien oikeita saldoja. Yritys tunnistaa pankkikulut kirjanpidossaan ja pankkitase tarkistetaan vastaamaan tilien tarkkaa kuvaa.
Sovitteluprosessi
Yleinen sovintoprosessi on seuraava:
# 1 - Vertaa yhtä tilin saldoa toiseen
Tässä ensimmäisessä vaiheessa veloitukset ja hyvitykset sovitetaan yhteen varmistaakseen, että saldot vastaavat toisiaan. Esimerkiksi kun yritys maksaa vuokraa, se veloittaa vuokratilin ja hyvittää maksettavan käteisen tai vuokra-tilin. Laskutuspäivänä kaikkien vuokraveloitusten on vastattava käteistilillä ja vuokralla maksettavalla vuokralla maksettavia hyvityksiä, jotka liittyvät vuokrakuluihin.
# 2 - Tarkista molempien tilien merkinnät
Jos ensimmäisessä vaiheessa havaitaan ristiriita, kirjanpitäjän on tarkistettava tilin tapahtuma tapahtumakohtaisesti selvittääkseen, mitkä merkinnät aiheuttavat ristiriidan. Erot voivat johtua pääasiassa kirjoitusvirheistä, veloituksesta tilien hyvittämisen sijaan, merkintöjen siirtämisestä väärille tileille, merkintöjen tallentamatta jättämiselle yhdelle tilille jne.
# 3 - Korjaa virheelliset merkinnät
Kun kirjanpitäjä selvittää, mitkä merkinnät aiheuttavat ristiriitaisuuksia, nämä merkinnät voidaan sitten analysoida ja korjata vastaamaan oikeaa saldoa.
# 4 - Tasapainota tilit uudelleen
Kun korjaukset on tehty, on tarkistettava lopullisten saldojen eroavuudet uudelleen perusteellisen tarkastuksen varmistamiseksi. Koska yritys voi suorittaa valtavan määrän tapahtumia jaksossa, täsmäytysprosessi ei useimmiten ole mahdollista manuaalisesti. Se tehdään yleensä kirjanpito-ohjelmistolla, joka heittää virheitä kirjanpitäjien tarkastettavaksi.
Sovittelutyypit
Sovittelua on viisi päätyyppiä:
- # 1 - Pankkien täsmäytys - Tiliotteissa olevat liiketoimet sovitetaan yhteen yhtiön kirjanpitoon kirjattujen käteiseen liittyvien liiketoimien kanssa.
- # 2 - Asiakkaan täsmäytys - Asiakkaan saldot yhtiön kirjoissa vastaavat asiakkaiden vastaavien kirjojen saldoja.
- # 3 - Toimittajan täsmäytys - Yrityksen kirjojen toimittajien saldot sovitetaan vastaavien myyjien kirjoihin.
- # 4 - Yritysten välinen täsmäytys - Yrityskirjan saldot tytäryritykselle sovitetaan yhteen tytäryhtiön kirjoissa olevien vanhempien saldojen kanssa
- # 5 - Yrityskohtainen täsmäytys - Täsmäytykset ovat ominaisia yrityksen harjoittaman liiketoiminnan luonteelle.
Täsmäytysmenetelmät
Täsmäytys voidaan tehdä kahdella alla kuvatulla tavalla:
# 1 - Asiakirjan tarkistus
Tämä on muodollinen sovintoprosessi, jota noudatetaan laajalti. Tämän menetelmän mukaisesti kaikki tilit tarkistetaan sen varmistamiseksi, että kirjatut ja käytetyt summat ovat samat. Tässä menetelmässä käytetään yleensä kirjanpito-ohjelmistoja ja tehdään kattava, yksityiskohtainen tarkistus.
# 2 - Analytics-arvostelu
Tässä menetelmässä saldoja tarkastellaan erikseen ja verrataan siihen, minkä niiden pitäisi perustua tiettyyn parametriin. Näkyvin parametri voisi olla historiallinen kehitys ja aktiivisuus. Esimerkiksi, kun seuloo luetteloa tapahtumista, kirjanpitäjä havaitsi, että kulu, kuten vuokra, kirjataan kymmenen kertaa edellisvuosien tasoon. Tämä edellyttää tilien tarkempaa valvontaa.
Edut
- Täsmäytys auttaa löytämään virheellisiä kirjanpitomerkintöjä, mukaan lukien kirjanpidon erien epäasianmukainen käsittely
- Se auttaa löytämään puutteet ja toimeksiannon virheet ja korjaamaan ne nopeasti
- Se auttaa yrityksiä välttämään tilintarkastajien kielteisen mielipiteen, mikä on mahdollista, jos ne eivät saa oikeita vastauksia ristiriitaisuuksiin
- Se auttaa yrityksiä pysymään synkronoituna sääntelyviranomaisten määräämien kirjanpitokäytäntöjen kanssa
- Se auttaa vastaamaan tapahtumia lähteestään
- Se auttaa havaitsemaan petoksia yrityksen sisällä tai ulkoisissa liiketoimissa, joissa yritys on mukana
- Se auttaa kirjanpitoaineistojen täyttämisessä, koska se tuo puuttuvat tiedot ja tositteet
- Se voi auttaa tekemään paremmin tietoisia liiketoimintapäätöksiä, koska se tekee tileistä luotettavampia ja virheettömiä.
Johtopäätös
- Yritykset luottavat johtajille esitettäviin taloudellisiin tietoihin, minkä vuoksi on erittäin tärkeää, että tiedot ovat virheettömiä. Jos johtajat saavat virheetöntä tietoa, johtajat voivat tehdä päätöksensä luottavaisin mielin.
- Täsmäytys auttaa kirjanpitohenkilöstöä selvittämään mahdolliset virheet tileistä, jotka voidaan sitten esittää sidosryhmille päätöksentekoa varten. Kuten aiemmin todettiin, sovittelu on välttämätön prosessi, ja kaikkien pienten ja suurten organisaatioiden on noudatettava sitä.
- Organisaatioiden on ehdottomasti sovittava sovinnosta usein, ajallisesti sidotulla tavalla ja varmistettava, että sovittelijat eivät ole samat henkilöt, jotka laativat kirjanpidon eturistiriitojen välttämiseksi.
