Ostotilauksen merkitys
Ostotilaus (PO) toimii oikeudellisena asiakirjana ostajan ja myyjän välillä, jolloin ostaja lähettää tämän sopimuksen, jossa kuvataan tavarat ja palvelut, toimituspäivä, sopimuksen mukaiset maksuehdot jne. ostajalle ilman riskiä, koska ostaja on laillisesti velvollinen suorittamaan maksun tavaroiden ja palvelujen toimittamisen jälkeen.
Tyypit
Ostotilauksia on neljää tyyppiä seuraavasti:
- Tavallinen PO - Niitä käytetään laajalti, ja ne soveltuvat enimmäkseen kertaluonteisiin vaatimuksiin. Näitä tuottajaorganisaatioita käytetään, kun tilaukset on toimitettava tiettynä päivänä ja kellonaikana.
- Suunniteltu tilaustuote - Tässä tilaustuotteessa mainitaan kaikki tavalliset asiat, mutta aikataulun mukainen toimituspäivä on alustava.
- Blanket PO - Tässä tilauksessa hinta, määrä, toimituspäivä ovat kaikki alustavia. Vain tuotteiden yksityiskohdat ja tietyt ehdot mainitaan. Muut tiedot määritetään, kun ostotilaus lopullisesti vapautetaan.
- Sopimusmyynti - Tämän tyyppisessä sopimuksessa määritetään vain sopimusehdot, mitään muuta ei mainita, ja tulevaisuudessa luodaan tähän CPO: han perustuvat vakiotilaukset.
Kuinka käyttää ostotilausta?
- Ensinnäkin ostaja lähettää ostotilauksen paperilla tai sähköisesti myyjälle tai myyjälle yksityiskohtaisesti vaaditun tilauksen.
- Jos myyjä havaitsee pystyvänsä täyttämään tilauksen, ostajalle lähetetään vahvistus.
- Myyjä / myyjä valmistelee tilauksen vetämällä ulos vaaditut tuotteet tai nimeämällä tarvittavan henkilöstön palvelujen suorittamiseen.
- Sitten tuote lähetetään ostajalle tai tarjotaan palveluja. Se mainitaan tuotteiden pakkauslehdissä tunnistamisen ja jäljittämisen helpottamiseksi.
- Tuotteen toimittamisen tai palvelujen suorittamisen jälkeen myyjä lähettää ostajalle laskun, jossa on yksilöllinen numero; ostotilauksen numero mainitaan myös laskussa vastaavuustarkoituksiin.
- Ostaja maksaa laskun ostotilauksen ehtojen ja molempien osapuolten alussa sopiman sopimuksen mukaisesti.
Esimerkki ostotilauksesta
ZYX-yritys tarvitsi 100 yksikköä tuotetta A sovittuun hintaan 50 dollaria yksikköä kohti. Se lähettää ostotilauksen Myyjän LML: lle, PO mainitsi vaaditun määrän, hinnan ja muut ehdot. Myyjä LML toimitti tilauksen toimituspäivänä ja lähetti laskun. ZYX-yritys vahvisti toimitetun tuotteen, vastasi tuotenumeroa ja suoritti 5000 dollarin maksun 30 päivässä myyntituotteessa mainittujen maksuehtojen mukaisesti.
Ostotilauksen muoto
Tässä esitetään yksinkertainen PO-muoto. Lisätietoja voidaan huomata muun yrityksen muodossa erityisvaatimuksen mukaisesti.
Voit ladata tämän mallin tältä sivulta - Ostotilausmalli.
Yleensä seuraavat tiedot ovat tuottajaorganisaatiossa:
- Yksityiskohdat ostajan vaatimista tuotteista ja palveluista.
- Tuotteiden ja palvelujen tuotenimet, tuotenumero, mallinumero jne.
- Tuotteen määrä ja vaadittujen palvelujen kesto.
- Tuotteen ja palvelun yksikköhinta.
- Oletettu toimituspäivä
- Toimituspaikka eli paikka, johon tuotteet on lähetettävä.
- Laskutusosoite
- Maksuehdot, kuten luottoaika, alennukset ja muut ehdot.
Edut
- Auttaa välttämään päällekkäisiä tilauksia, koska se auttaa seuraamaan mitä on tilattu ja maksettu.
- Se toimii oikeudellisena asiakirjana ja auttaa välttämään riitoja.
- Se auttaa parantamaan varastoja ja taloudellista tarkkuutta.
- Se auttaa myös budjetoinnissa, koska varoja pyydetään olemaan käytettävissä ennen tilausten tekemistä.
- Lopuksi se auttaa myös nopeammassa aikataulun mukaisessa toimituksessa aina, kun ostaja sitä tarvitsee.
Haitat
- Ostotilausten luominen jokaiselle pienelle tai suurelle ostolle johtaa paljon paperityötä ja manuaalisia ponnisteluja.
- Luottokortit voivat palvella dokumentointia pienempien tuotteiden kohdalla ja siten poistaa PO: n tarpeen.
