Mikä on kuluraportti?
Kustannusraportti määritellään raporttityypiksi, joka dokumentoi yritykselle tai yrityksen työntekijöille aiheutuneet kulut ja jota voidaan ylläpitää kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain.
Selitys
- Jokainen pieni ja keskisuuri yritys ylläpitää kuluraporttia.
- Johdon keskitason tai osastotaso laatii tällaiset raportit.
- Se voidaan jakaa pienempiin osastoihin sen selvittämiseksi, mikä yrityksen alue tai osasto maksaa enemmän organisaatiolle.
- Yhtiö ylläpitää tällaisia raportteja tarkastusta varten.
- He toimittavat tämän raportin yrityksen ylimmälle johdolle. Ylin johto päättää, mitkä kustannukset palautetaan työntekijälle ja mitkä ei.
- Korvatut kulut käytetään sitten verotettavan ja kirjanpidollisen voiton kirjaamiseen.
ominaisuudet
- Kustannusraportti koostuu työnantajan kulupolitiikasta työntekijöilleen. Siinä dokumentoidaan myös matka- ja viihdekäytäntö, jonka mukaan työnantaja ei korvaa työntekijälle kuluja.
- Sitä ylläpitää ja valmistelee organisaation kustannus- ja palkanosasto. Kun he saavat työntekijälle korvauksen ja korvauslomakkeen, he tarkistavat yksityiskohdat työntekijän tekemistä menoista jaettuna sovellettavien kuittien ja todistusten alla ja laativat työntekijälle viisaan raportin.
Kuinka luoda kuluraportti?
Eri aloilla toimivilla eri organisaatioilla on erilaiset menetelmät ja mallit. Minkä tahansa organisaation palkka- ja kuluraportointiosaston tulisi kuitenkin luoda ja muotoilla seuraavat vaiheet -
- Palkkaosastolla tulee olla organisaation vastaavien osastojen hyväksynnät kustannuspolitiikasta.
- Soveltuvan käytännön perusteella johtajan tulisi käyttää online-kulujen kirjausjärjestelmää tai suorittaa tietojen syöttö yhdistetyssä Excelissä.
- Toimeenpanevan johtajan tulisi antaa kulun syntymispäivä.
- Johtajan tulee kirjoittaa kulusumma ja mainita sovellettava myyjän nimi.
- Tarkistettuaan syötetyt tiedot, kuten kuitissa mainitaan, johtajan tulisi toimittaa raportti seuraavan tason hyväksynnälle.
Esimerkki kuluraportista
Otetaan esimerkki ABC Inc: stä. Työntekijä matkustaa paikan päälle uuden projektin järjestämiseksi. 23. tammikuuta 2019 työntekijä esitteli 200 dollarin ruokakulut, 100 dollarin hotellikustannukset ja sekalaiset. kustannukset 250 dollaria. 24. tammikuuta 2019 työntekijä ilmoitti viihde- ja elokuvakuluista 130 dollaria, ateriakuluineen 230 dollaria ja hotellin oleskelukustannuksina 500 dollaria.
Auta palkanlaskijaa valmistelemaan raportti työntekijän ilmoitetuista menoista.
Ratkaisu:
Valmista kuluraportti alla olevan kuvan mukaisesti: -
Tulokset olisivat seuraavat: -
Kuluraportin sarakkeet
Sarakkeet koostuvat tavallisesti seuraavista tiedoista: -
- Kulujen päivämäärä.
- Menojen tyyppi tai luonne;
- Sen myyjän nimi, josta palvelut otettiin tai ostettiin.
- Kustannussummat.
- Tilin päämiehen nimi, jossa se on mainittava ja veloitettava.
- Vähennykset ja oikaisut työntekijöiden aikaisemmista huomautuksista
- Kukin tilityyppi on välitettävä.
- Palautettavan kokonaissumman kokonaismäärä työntekijän pyynnöstä.
Tärkeys ja käyttö
Kustannusraportteja ylläpidetään vastuun lisäämiseksi organisaation menotottumusten suhteen. Nämä ovat raportit, joihin voidaan viitata taloudellisten riitojen ja tarkastustoimien yhteydessä. Näiden raporttien asianmukainen ylläpito ja vastuuvelvollisuus säännöllisin väliajoin varmistaa, että työntekijät budjetoivat täydellä vastuulla pitääkseen yrityksen taloudellisesti suojattuna ja elinkelpoisena.
Tällaiset raportit tekevät työntekijöistä ja työnantajista tilivelvollisia yrityksille kulutustottumustensa suhteen. Jotkut kulut saavat verovelvollisuuden vähennyksen tuloverolain mukaisesti, ja siksi suurten yritysten on toimitettava konsolidoitu raportti maan tulo-osastolle saadakseen tällaiset vähennykset. Se voidaan toimittaa täydentävänä asiakirjana yhdessä sovellettavien kokonaiskustannusten ilmoittamisen kanssa verolomakkeissa samalla kun verot ilmoitetaan veroviranomaisille.
Edut
- Kustannusraportti helpottaa tilintarkastajan mahdollisuuksia tarkistaa kulujen yksityiskohdat yrityksen vaatimalla tavalla.
- Sen avulla he voivat tarkistaa kulujen yksityiskohdat kuitteilla, jotka työntekijät ovat käytettävissä ja liitteinä.
- Se vahvistaa sisäistä valvontaa.
- Siinä eritellään, mikä kuluerä on korvattavissa ja mikä ei korvattavissa.
- Markkinoilla on saatavana monia IT-ohjelmistoja, joiden avulla yritys voi valmistella, muotoilla ja mukauttaa raportteja.
Haittoja
- Ne soveltuvat suuryrityksille eivätkä yksinyrittäjille ja mikroyrityksille.
- Nämä raportit eivät välttämättä vastaa työntekijöiden lähettämiä kuitteja tietojen syöttövirheiden vuoksi.
- Yksinkertaisemmilla sanoilla raportit ovat aina alttiita harhaanjohtamiselle ja kirjanpitopetoksille.
- Se lisää erien käsittelystä aiheutuvia hallintokustannuksia ja raportointijärjestelmän kuluerien säännöllistä päivitystä.
- Kutakin kustannuserää on erittäin vaikea seurata annettavan kulukäytännön mukaisesti, jos organisaation koko on erittäin suuri.
Johtopäätös
Kustannusraportteja voidaan pitää raporteina, jotka korostavat korvattavien kulujen tyypin ja sellaiset kulut, joita ei voida korvata. Kustannusten korvaaminen tapahtuu maan voimassa olevan verolakien ja työnantajan sovellettavan kulupolitiikan mukaisesti. Se voi olla hyödyllinen suurille organisaatioille, joille yleensä aiheutuu valtavia menoja päivittäin, ja se auttaa yksinkertaistamaan prosessia.
