Ostotilauksen täydellinen muoto - ostotilaus
Lyhenteen PO koko muoto on Ostotilaus. Se on asiakirja, jonka ostajan osto-osasto on laatinut ja lähettänyt myyjälle ja jossa mainitaan hankittaviksi tarkoitettujen tavaroiden tai palvelujen vastavuoroisesti sovittu kuvaus, määrä ja hinta. Osto- tai hankintaryhmät käyttävät sitä tilausten tekemiseen ulkopuolisten tahojen kanssa.
PO: n ominaisuudet
Yleensä seuraavat yksityiskohdat sisältävät ostotilauksen.
- Hankittava määrä
- Tuotteen tai palvelun kuvaus
- Erityiset tuotenimet tai tuotekoodi tarvittaessa
- Yksikköhinta
- Haluttu toimitusaika
- Toimituspaikka toimitusta varten
- Laskutusosoite
- Maksuihin ja toimitukseen liittyvät ehdot
PO-tyypit
Normaalisti käytettyjä ostotilauksia on neljää tyyppiä.
# 1 - Vakiotilaustilaus
Se tehdään, kun kaikki tärkeimmät ostoehdot ovat tiedossa ostotilauksen tekohetkellä, kuten määrä, hinta, toimitusaikataulu ja maksuehdot. Sellaisina niitä käytetään, kun järjestykseen ja siihen liittyviin termeihin on varmuutta.
# 2 - Suunniteltu ostotilaus
Se annetaan, kun suurin osa tilauksen yksityiskohdista on tiedossa ostotilauksen valmisteluhetkellä, mutta tarkkoja toimitusehtoja ja aikatauluja ei tunneta. Siten, kun tehdään tämä myyntituote, sitoudutaan vaadittavaan määrään ja maksettavaan hintaan, mutta mainitaan vain arvioitu toimitusaikataulu.
# 3 - Huovan ostotilaus
Tällainen tuottajaorganisaatio tehdään, kun myös hintaa ja määrää koskevia yksityiskohtia ei tunneta. Vain tuotetiedot, joissa on toimitusehdot, mainitaan. Suurin määrä mainitaan kuitenkin myyntituotteessa, ja ostaja voi ostaa määritetyn rajan sisällä. Myös arvioitu hintaluokka voidaan mainita.
# 4 - Sopimuksen ostotilaus
Tällaisessa myyntipisteessä tuotetta tai palvelua ei myöskään tunneta. Voidaan mainita ehdot, joista on sovittava myyjän kanssa.
Kuinka PO toimii?
Aina kun yrityksellä on vaatimus hankkia tavaroita tai palveluja, ostaja nostaa myyntituotteen myyjälle. Saatuaan myyntituotteen myyjä antaa ostajalle vahvistuksen siitä, että hän voi suorittaa mainitun tilauksen vai ei. Jos myyjä uskoo, että tilausta ei ole mahdollista suorittaa, samasta ilmoitetaan ja myyntituote peruutetaan. Jos tilausta pyritään suorittamaan, niin siitä sovitaan. Tilauksen saatuaan myyjä nostaa ostajalle laskun, jossa mainitaan asianmukainen tuotenumero vastaamaan todellista toimitusta. Kun varsinainen lasku on nostettu, maksu on suoritettava sovittujen maksuehtojen mukaisesti.
Esimerkki PO: n muodosta
Alla on esimerkki ostotilauksen muodosta.
Ero ostotilauksen ja laskun välillä
Ostotilaus annetaan tavaroiden tai palvelujen tilaamista varten. Sama antaa ostaja myyjälle. Se sisältää yksityiskohdat tilauksesta ja sen toimituksesta. PO muodostaa myyntisopimuksen.
Myyjä antaa ostajalle laskun, kun toimitus on valmis, ja pyytää ostajaa maksamaan lopullisen summan. Lasku koostuu hinnasta ja lopullisesta maksettavasta summasta, maksuihin liittyvistä ehdoista ja ostajalle sallitusta luottokaudesta. Lasku lähetetään, kun tavaroiden tai palvelujen toimitus on saatu päätökseen. PO: n osalta lasku vahvistaa myyntisopimuksen.
Myynnin tärkeys
Ostotilaus on erittäin hyödyllinen asiakirja, jota käytetään tilauksen tekemiseen. Se auttaa ilmoittamaan vaatimuksista selkeästi myyjälle. Kun varsinainen toimitus on tehty, se voidaan tarkistaa ostotilauksen kanssa, jotta löydetään ero näiden kahden välillä. Sekä myyjän että ostajan on kätevää pitää tilaustiedot dokumentoituna ostotilauksen muodossa.
Edut
- PO auttaa ostajaa tekemään tilauksen tavaroista ja palveluista, jotka se aikoo hankkia maksamatta.
- Se auttaa seuraamaan tilauksia ja välttää päällekkäisyyksiä.
- Se on tärkeä asiakirja, joka on osa kirjausketjua.
- Myyjälle on hyödyllistä saada tietoa ostajan vaatimuksista.
- Todellinen toimitus voidaan tutkia ostotilauksella, ja kaikki ristiriidat voidaan kyseenalaistaa.
- PO toimii oikeudellisena asiakirjana, joka osoittaa tavaroiden tai palvelujen ostoon sovitut ehdot.
Haitat
- Jopa pienempien tilausten yhteydessä vaaditaan PO: n tekeminen, ja se näyttää olevan tarpeetonta paperityötä niin pienille tilauksille.
- Ostotilausten luominen on aikaa vievä prosessi.
Johtopäätös
Lähes jokainen yritys käyttää ostotilauksia osana hankintaprosessiaan. Samasta on hyötyä selkeän viestinnän suhteen tehdyn tilauksen suhteen.
