Tietojen vahvistus Excelissä
Tietojen validointia Excelissä käytetään rajoittamaan käyttäjää toimittamaan syötteitä tietyille soluille tai syöttöalueille. Jos tietoja on paljon käyttäjiä, samalle tiedolle voi olla useita formaatteja, joten käytämme tietojen validointia, jos tarjoamme ennakkoarvon määriteltyjä syötteitä, joista käyttäjä voi valita useiden eri tiedostomuotojen välttämiseksi, tietojen validointi on käytettävissä tietovälilehden tietotyökaluissa.
Tietojen validoinnin avulla voit - tehdä luettelon merkinnöistä, jotka on sallittu / ei sallittu kirjoittaa laskentataulukon soluun, luoda virhe- / hälytys- / varoitusviesti selittääksesi lisää laskentataulukon solun sallituista arvoista, luoda viestejä näkyy, kun soluun syötetään virheellisiä tietoja.
Tietojen vahvistamisen tarkoitus
- Tietojen tarkistamisen tarkoituksena on rajoittaa käyttäjiä kirjoittamasta virheellisiä data-arvoja laskentataulukkoon.
- On myös hyödyllistä kerätä, lajitella ja tutkia tietoja nopeasti sanomalla, että arvoilla on määritelty kriteeri ja ne voidaan nähdä Data Validation -ikkunassa.
- Tämä toimii ohjeena käyttäjille, kun syötät tietoja, kun mukautetut viestit, joissa mainitaan kelvollinen tietomuoto, näytetään, kun laskentataulukko on valittu.
Kuinka käyttää tietojen validointia Excelissä?
Vaihe 1: Ensimmäinen vaihe tietojen validoinnin luomisessa on valita solut tai sarakkeet, jotka sisältävät tietoja.
Vaihe 2: Siirry Data-välilehteen ja napsauta Data Validation.
Vaihe 3: Valitse vaihtoehto 1, eli Tietojen vahvistus vaihtoehtoluettelosta.
Vaihe 4: Kun napsautat tietojen validointia, näkyviin tulee uusi ikkuna, kuten seuraavassa kuvakaappauksessa näkyy.
Vaihe 5: 1 kpl välilehti on asetukset. Se sisältää validointikriteerit ja sallitun datamuodon.
Vaihe 6: Tyhjät arvot voidaan ohittaa napsauttamalla Ohita tyhjä -valintaruutua.
Vaihe 7: 2 toinen välilehti on Input viesti, jossa voi tulla viesti, joka näytetään, kun solu on valittu.
Vaihe 8: 3 rd välilehti on virhehälytysasetukset. Tätä käytetään määrittämään virheilmoitus (t) näytettäväksi aina, kun määritettyihin soluihin tai sarakkeeseen tehdään virheellinen tieto. Virhetyypit ja siten virheilmoitus voi olla Pysäytä, Varoitus tai Tiedot.
Sallittujen tietojen erilaiset tiedostomuodot
- Koko luku - kertoo, että sallittu muoto on kokonaisluku.
- Desimaali - ilmoittaa, että sallittu muoto on desimaaliluvut.
- Lista - ilmoittaa, että sallittu muoto on avattava luettelo.
- Päivämäärä - ilmoittaa, että sallittu muoto on päivämäärät.
- Aika - ilmoittaa, että sallittu muoto on aika-arvo.
- Tekstin pituus - ilmoittaa soluun syötettävän tekstin sallitun pituuden.
- Mukautettu - ilmaisee minkä tahansa mukautetun kaavan.
Eri kriteerit tietojen validointiin
- välillä - toteaa, että arvon on oltava määritetyn vähimmäis- ja enimmäismäärän välillä.
- ei välillä - toteaa, että arvon ei tulisi olla määritettyjen vähimmäis- ja enimmäismäärien välillä.
- yhtä suuri - toteaa, että arvon on oltava sama kuin annettu luku.
- ei ole yhtä suuri - toteaa, että arvon ei pitäisi olla sama kuin annettu luku.
- suurempi kuin - kertoo, että arvon tulisi olla suurempi kuin annettu luku.
- vähemmän kuin - ilmoittaa, että arvon tulisi olla pienempi kuin annettu luku.
- suurempi tai yhtä suuri kuin - toteaa, että arvon tulisi olla suurempi tai yhtä suuri kuin excel annettu luku.
- pienempi tai yhtä suuri - ilmoittaa, että arvon tulisi olla pienempi tai yhtä suuri kuin annettu luku.
Erilaiset hälytystyylit Excel-tietojen validoinnissa
- Pysäytä - Se estää käyttäjiä kirjoittamasta virheellisiä tietoja laskentataulukon soluun. Pysäytä hälytys -ikkuna antaa käyttäjälle kaksi vaihtoehtoa - Yritä uudelleen ja Peruuta.
- Varoitus - Se varoittaa käyttäjiä virheellisten tietojen syöttämisestä. Varoitus ei kuitenkaan estä käyttäjää syöttämästä virheellisiä tietoja. Se antaa käyttäjälle kolme vaihtoehtoa - Kyllä, Ei ja Peruuta.
- Tiedot - Se ilmoittaa käyttäjälle, että syötetyt tiedot ovat virheellisiä. Varoituksen tavoin se ei estä käyttäjää kirjoittamasta virheellisiä tietoja. Se näyttää käyttäjälle kaksi vaihtoehtoa - OK ja Peruuta.
Esimerkki Excel-tietojen validoinnista (numeroiden validointi)
Kuten kuvassa on esitetty. 1, -2,5 on merkitty punaisella, mikä osoittaa virheellisiä tietoja. Näytetään työkaluvinkki, jossa on viesti - 'Syötä numero, joka on suurempi kuin nolla'. Sarake B: lle määritetään sääntö seuraavasti.
Kuten kuvassa on esitetty. 2, validointikriteerit on annettu, luvun “desimaaliluku” tulisi olla suurempi tai yhtä suuri kuin nolla. Merkitys, negatiiviset arvot ovat rajoitettuja.
Muistettavaa
- Sitä ei ole täysin todistettu ja se voidaan helposti rikkoa.
- Jos soluista, joita ei ole validoitu, olevat tiedot kopioidaan soluihin, joissa validointi on paikallaan, syötettyjä tietoja ei validoida ja tietojen validointi ohittaa tietojen validoinnin, jolloin kopioituihin tietoihin ei tehdä validointia.
