Mikä on kustannusten hallinta?
Kustannusten hallinta on olennainen osa arvioiden pohjalta toimivaa liikkeenjohtoa, jossa erilaisia toimintoja, kuten tietojen kerääminen, tietojen ja mekanismien analysointi, prosessin arviointi ja tapahtumien raportointi suoritetaan siten, että päätöksentekijä osaa suunnitella ja hallita organisaation budjettivaatimuksia ja siten antaa päätöksentekijälle mahdollisuuden päättää, voidaanko projekti saada päätökseen määrätyssä ajassa ja määrätyssä budjetissa.
Selitys
- Ennen kuin tarkastellaan aihetta "kustannusten hallinta", katsotaanpa nopeasti vilkaisu "mikä on hinta". Nyt "Kustannukset" on vain mittaa (rahassa) ponnisteluista, materiaaleista, resursseista, kulutetusta ajasta (tunnit tai päivät tai viikot tai kuukaudet), riskeistä ja mahdollisuuksista unohdetaan tuotettaessa tai toimitettaessa tuotetta. Tämä tarkoittaa, että summa on maksettu tai luovutettu hankittavasta.
- Palatakseni aiheeseen, tämä on tuotteen valmistukseen tai palvelun toimittamiseen liittyvien kustannusten eri komponenttien hallinta.
- Hallintoprosessin tavoitteena ei ole kustannusten alentaminen, vaan kustannusten alentaminen vain siihen vaiheeseen saakka, jolloin tuotteen laatu ei haittaa.
ominaisuudet
- Suunnittelu: Tässä kehys suunnitellaan tai asetetaan. Kehys sisältää budjetit, standardit tai arviot.
- Viestintä: Tässä edellä mainittu suunnitelma ilmoitetaan niille, jotka aikovat todella toteuttaa suunnitelman.
- Motivaatio: Tässä suunnitelman suorituskyky arvioidaan.
- Arviointi: Vertailua tehdään ennalta määrättyihin kohteisiin ja todelliseen suorituskykyyn.
- Päätöksenteko: Tällöin tehdään korjaavia toimenpiteitä tai tarkistetaan tavoitesarja tehtävän vaatimuksesta riippuen.
Prosessi
# 1 - Resurssien kohdentaminen
Tässä selvitetään tulevat resurssitarpeet työn laajuudesta riippuen. Perustavoitteiden saavuttamiseksi tarvitaan resursseja, kuten fyysisiä, taloudellisia, inhimillisiä ja tietoja. Useimmissa tapauksissa henkilöstöresurssit ovat erittäin tärkeitä. Toisaalta harvat tehtävät vaativat materiaalien ja kuluvien osien käyttöä. Muutamia tehtäviä voidaan kuitenkin suorittaa automatisoiduilla työkaluilla, jotka eivät välttämättä vaadi ihmisen toimia.
# 2 - Kustannusarviointi
Se on projektissa käytettävien resurssien määrän, kustannusten ja hinnan ennustaminen. Se sisältää erilaisia tekniikoita, joissa hanketta koskevat muut kuin taloudelliset tiedot muunnetaan taloudellisiksi tiedoiksi. Tällaisia tuotoksia käytetään ensisijaisesti panoksina projektin kokonaiskustannusten suunnittelussa ja analysoinnissa.
# 3 - Kustannusbudjetointi
Se on osa kustannusarviointia. Kustannusbudjetoinnissa kokonaiskustannukset kohdistetaan kuitenkin kustannustileille. Sitten kustannustilit otetaan perustaksi kustannusten hallintaan vertailua varten. Kustannustileillä on myös toissijainen tarkoitus eli tukea kustannuslaskentaprosessia. Kunkin kustannuksen budjetointi etukäteen on välttämätöntä, koska tuotantoprosessi on ajallisesti sidottu. On tärkeää ottaa huomioon myös kassavirran rajoitteet.
# 4 - Kustannusten hallinta
Edellä esitettyä perustaa (eli kustannustilejä) käytetään varianssien vertaamiseen ja arviointiin. Varianssit analysoidaan tarttumaan mahdollisimman pieniin kustannuksiin heikentämättä organisaation lopputuotteen laatua. Menoja ja suorituksia seurataan verrattuna projektin etenemiseen. Varianssien perusteella tehdään sopivia ja korjaavia toimia budjettien ylittämisen välttämiseksi. Kun todelliset kustannukset syntyvät, kustannustenhallintamekanismi auttaa analysoimaan variansseja.
# 5 - Vertailu
Benchmarking tarkoittaa saavutettavaa vähimmäistavoitetta. Vertailuarvot eivät ole muuta kuin kirjaa tehokkaista toiminnoista tai tehtävistä tai ihmisistä. Vertailuarvo auttaa lisäämään projektin kokonaistulosta ja siten lisäämään projektin arvoa. Vertailuarvoja voidaan myös vaihtaa kahden projektin välillä, jolloin toinen projekti on kaikilta olennaisilta osiltaan täydellinen.
Kustannustenhallintatekniikat ja esimerkit
Otetaan vilkaisu näihin tekniikoihin esimerkkien avulla:
Näitä tekniikoita käytetään kustannusten hallintaan. Otetaan esimerkki tavoitekustannuksista seuraavasti:
Yritys haluaa tuoda markkinoille uuden tuotteen nimeltä “DD” (franchise-saaja). Yrityksen on maksettava franchising-omistajan omistajalle 15 prosentin rojaltimaksu myyntihinnasta. Odotettu myyntihinta = 100 dollaria tuotetta kohden ja voittoprosentti on 25% myyntihinnasta. Kustannustiedot ovat seuraavat:
Kysymys on tavoitekustannusten ja mahdollisten kustannusten alentamisen määrittäminen.
Ratkaisu
- Laske tavoitekustannukset
- Laske todellinen kustannusrakenne
- = 63-60
- = 3
Tavoitekustannustekniikan mukaisesti yrityksen odotetaan vähentävän kustannuksia vähentämällä valmistuskustannuksia vain 3 dollaria.
Kustannusten hallintaan vaikuttavat tekijät
- Tietotekniikan kasvu
- Maailmanlaajuinen ja yleinen kotimainen kilpailu
- Palvelu- ja valmistussektoreiden kasvu
- Globaalin kilpailukyvyn kasvu
- Palvelusektorin kasvu
- Rajoitusteoria, jota käytetään kriittisten resurssien tunnistamisessa
- Asiakaslähtöisyys
- Uusien tuotteiden tutkimus ja kehitys
Merkitys
Joe Biden sanoi kerran perustellusti: "Älä kerro minulle, mitä arvostat, näytä budjettisi, ja minä kerron sinulle, mitä arvostat."
- Mikään projekti ei siis ala ilman budjettia. Projektin onnistuminen riippuu siitä, kuinka hyvin projektin kustannukset on hoidettu projektissa. Saattaa käydä niin, että projektia ei välttämättä saada päätökseen projektikustannusten puitteissa. Se tarkoittaa, että projektikustannukset ovat saattaneet ylittää, ja jos näin tapahtuu, sitä pidetään tietysti projektin epäonnistumisena. Siksi on tärkeää arvioida kustannukset oikein.
- Jos lähtökohta eli suunnittelu ja arviointi menevät pieleen, muut kohdat eivät ole hyödyllisiä. Kustannusten alentamisen toteuttaminen keskittymättä sen hallintaan ei myöskään palvele tarkoitusta.
Erot kustannusten hallinnan ja kustannusten hallinnan välillä
"Ohjeiden antaminen joukkueelle" ja "joukkueen johtaminen" välillä on jonkin verran eroa. Ymmärrätkö eron tavassa, jolla kumpikin joukkue hoitaa asiat? Saman tyyppinen ero syntyy kustannusten hallinnassa verrattuna kustannusten hallintaan. Molemmat näyttävät olevan synonyymejä toisilleen. Ne eivät kuitenkaan ole. Kustannusten hallinnassa ja kustannusten hallinnassa on ero.
# 1 - Kustannusten hallinta
Kuten aiemmin selitettiin, se koskee lähinnä vaiheittaisia prosesseja, joissa projektin budjetin suunnittelu ja valvonta on erittäin tärkeää. Tässä keskitytään pitämään kaikki asiat hyväksytyn budjetin sisällä. Asiat alkavat suunnittelun alkuvaiheesta ja päättyvät suorituskyvyn arviointiin projektin päättymisen jälkeen.
# 2 - Kustannusten hallinta
Toisaalta kustannusten hallinnalla on pääasiallisia huolenaiheita ryhtyä asianmukaisiin toimiin tuotteiden kustannusten minimoimiseksi. Varianssit analysoidaan kulujen ja suorituksen seuraamiseksi. Analyysin perusteella vaaditaan tarvittavat toimet. Kustannusten hallinta käsittelee mitä on tehtävä, mitä on tehty, mitä on vielä tehtävä, korjaavien toimenpiteiden toteuttaminen ja korjaavien toimien tarkastaminen. Joten, jos huomaat, kustannusten hallinta keskittyy projektin rajoittamiseen toteutusvaiheessa, mutta sen tehokkuus lasketaan kustannustenhallintaprosesseilla.
Edut
- Se auttaa hallitsemaan projektikohtaisia kustannuksia ja siten myös liiketoiminnan kokonaiskustannuksia.
- Tulevien kulujen ja kustannusten ennustaminen on mahdollista. Siten odotetut tulot voidaan laskea helposti.
- Ennalta määriteltyjä kustannuksia voidaan käsitellä yrityksen kirjanpitona.
- Se auttaa ottamaan ne toimintapisteet, jotka ovat tarpeen sen varmistamiseksi, että resurssit ja liiketoiminta ovat linjassa ennalta määriteltyjen tavoitteiden saavuttamiseksi.
- Se auttaa analysoimaan liiketoiminnan pitkän aikavälin trendejä.
- Todellisia kustannuksia voidaan verrata budjetoituihin erojen selvittämiseksi. Nämä vaihtelut auttavat tunnistamaan, ylittävätkö menot enemmän kuin odotettiin.
- Siinä tarkastellaan myös kilpailun, markkinoiden kasvun, asiakkaiden vaatimusten, tuotteen laadun, palvelujen tarjoamisen jne. Ulkoisia tekijöitä eikä vain kustannusten alentamista.
- Se auttaa tuotteiden eriyttämisessä ja kustannusten vähentämisessä.
- Se ohjaa edelleen jatkuvaa parantamista saadakseen laadukkaan tuotteen.
Johtopäätös
Johtamisella on oma merkityksensä kaikilla elämän osa-alueilla. Loppujen lopuksi kyse on siitä, kuka hallitsee asioita. Siksi johto on kriittinen myös hankkeeseen liittyvien kustannusten kannalta. Sillä on suurempi merkitys kuin kustannusten hallinnalla tai kustannusten alentamisella. Nämä tekniikat auttavat saavuttamaan mainitun tarkoituksen helposti.
