Mikä on kirjanpitojärjestelmä?
Kirjanpitojärjestelmä on järjestelmä, jonka yritykset toteuttavat taloutta koskevien tietojen, kuten tulojen, kulujen ja muiden kirjanpitotapahtumien, tallentamiseksi, ja se on tärkeä työkalu, joka seuraa ja seuraa yrityksen toimintaa ja varmistaa liiketoiminnan sujuvan toiminnan.
ominaisuudet
Alla on ominaisuuksia, jotka kirjanpitojärjestelmällä pitäisi olla.
# 1 - Luotettavuus
Tuotettujen tietojen tulisi olla luotettavia. Se on olennainen piirre. Jos tähän järjestelmään syötetyt tiedot eivät ole aitoja, lopputulokset eivät myöskään ole luotettavia. Joten ei ole mahdollista tehdä oikeaa arviota yrityksen näkymistä, ellei se ole luotettavaa.
# 2 - Helppo ymmärtää
Sen ei pitäisi sisältää monimutkaisia kaavoja, ja sen on oltava helppo käyttää. Jos se on monimutkaista, kirjanpitäjä, joka käsittelee sitä, voi hämmentyä ja tehdä virheitä. Sen pitäisi olla suoraviivaista ymmärtää, mihin liiketoimet tarkasti osuvat ja mitä vaikutusta sillä on tilinpäätöksessä.
# 3 - Vertailukelpoisuus
Yhden kirjanpitojärjestelmän tuottaman tilinpäätöksen on oltava samanlainen kuin muiden kirjanpitojärjestelmien tuottama tilinpäätös, mikä johtaa "omenasta omenaan -vertailuun". Laskentamenetelmien tulisi olla alan standardien mukaisia, jotta massat voisivat ymmärtää tilinpäätöksen.
# 4 - uusin ohjelmisto
Tämän järjestelmän pitäisi pystyä kehittymään itsestään jatkuvasti kasvavan rahoitusmaailman kanssa. Joten tulisi käyttää uusinta ohjelmistoa, joka päivitetään automaattisesti. Kaikki automatisoituu nykymaailmassa, joten tämän järjestelmän pitäisi pystyä sopeutumaan tähän.
# 5 - Helppo käyttää
Kirjanpitojärjestelmien tulisi olla helppokäyttöisiä; ei pitäisi olla, että työntekijän on käytävä perusteellisessa koulutuksessa järjestelmän ymmärtämiseksi. Kun kaikki ymmärtävät sen helposti, vain jokainen voi tuoda ideoita päivittämiseen. Kaavioiden ja lausekkeiden tulisi olla helppo luoda.
Kirjanpitojärjestelmän tyypit
Ne ovat kahta tyyppiä -
# 1 - Yksittäinen pääsy
Tämä on epävirallinen tapa pitää kirjaa rahoitustoimista. Täällä ei avata erillisiä tilejä. Ainoastaan kulut ja tulot kirjataan. Joten kaavioita ja muita tilinpäätöksiä ei ole mahdollista valmistaa yhden kirjauksen järjestelmästä. Yksittäistä merkintää ylläpitävät enimmäkseen pienet yritykset, koska niillä ei ole asiantuntemusta seurata uusimpia järjestelmiä, eivätkä viranomaiset hyväksy veroraportointia.
# 2 - Kaksinkertainen merkintä
Kaksinkertainen merkintä on tarkka ja sitä käyttävät kaikki suuret organisaatiot maailmanlaajuisesti. Tässä tapahtumat ovat erillisillä tileillä, ja jokaisella tapahtumalla on kaksi osaa, jotka vaikuttavat eri tileihin. Joten virheiden löytäminen on helppoa, koska jokaisella tapahtumalla on kaksi osaa, joten voi käydä niin, että toinen osa on oikea ja tilintarkastaja saa liipaisimen sieltä.
Kuinka se toimii?
Vaihe 1: Aina kun tapahtuu tapahtumia, kuten myynti, osto, kustannukset tai mikä tahansa liiketoimi, kyseinen tapahtuma kirjataan asianmukaisten päiväkirjojen kautta. Joten tämä on ensimmäinen merkintä, jonka teet tässä järjestelmässä.
Vaihe 2: Koska kaikki kirjanpitojärjestelmät on nyt tietokoneistettu, joten aina kun kirjaat päiväkirjan, vastaava merkintä oikean tilin pääkirjaan tehdään.
Vaihe 3: Kauden lopussa se laskee kunkin kirjanpidon saldon ja laatii vastaavasti tilinpäätöksen, kuten tase, kassavirrat jne.
Esimerkkejä kirjanpitojärjestelmästä
Jokaisella yrityksellä on erityyppisiä järjestelmiä, jotka on omistettu käyttämään tarkoitustaan.
Esimerkki 1 - Vähittäiskauppa
Jälleenmyyjät harjoittavat tavaroiden ostamista ja myymistä. Joten heidän kirjanpitojärjestelmänsä olisi keskitettävä varastotasoon ja siihen, kuinka paljon alennusta he saavat tai antavat. Joten koko järjestelmän tulisi perustua erilaisiin tuotteisiin ja maksettavaan tai saatavaan. Sen pitäisi auttaa heitä suhteilla, kuten bruttovoittomarginaali, nettovoittomarginaali ja muilla toimenpiteillä, joita he tarvitsevat toiminnassaan.
Esimerkki # 2 - Urakoitsija
Rakentamisen tärkein tekijä on materiaalikustannukset. Joten tätä järjestelmää olisi kehitettävä tarkemmin erityyppisiin raaka-aineisiin. Järjestelmän pitäisi pystyä heittämään erilaisia suhteita, mikä osoittaa kustannusten liikkeen.
Komponentit
Kirjanpitojärjestelmässä on neljä osaa. Komponentit ovat vaiheita, jotka auttavat tapahtumaa tallennuksesta lopulliseen toimitukseen.
# 1 - Syöttölaitteet
Nämä ovat työkaluja, jotka auttavat tallentamaan tapahtuman tähän järjestelmään. Ensisijaisia syöttölaitteita ovat näppäimistöt, ääniavustajatallentimet, viivakoodit, skannerit jne. Joten yllä mainittujen laitteiden avulla syötämme yhden tapahtuman järjestelmään.
# 2 - Suoritin
Tietojen lisäämisen jälkeen järjestelmä poimii tiedot ja ohjaa ne oikeaan kirjanpitoon, päiväkirjaan tai muihin kaavioihin tarpeen mukaan. Tätä toimintaa kutsutaan tietojenkäsittelyksi.
# 3 - Varastointi
Kun tiedot on kohdistettu tiettyyn kirjanpitoon, tämän järjestelmän on tallennettava tiedot sinne. Joten järjestelmä tarvitsee varastotilojen apua tämän tehtävän suorittamiseen.
# 4 - tuotos
Kun tiedot on lajiteltu ja lopulliset lausunnot on laadittu, tämä järjestelmä vaatii laitteita, jotka auttavat tiedon tuottamisessa. Joten tämä prosessi suoritetaan näytön, tulostimen, projektorin tai muiden laitteiden avulla.
Edut
- Rahoitustoimien järjestelmällinen kirjanpito auttaa laatimaan kaavioita ja muita taloudellisten päätösten tekemiseen hyödyllisiä tuloksia.
- Se auttaa tunnistamaan kirjanpitopetokset ja laiminlyönnit.
- Valmistettu tilinpäätös auttaa verotuksessa ja muussa tilintarkastustarkoituksessa.
Johtopäätös
Kirjanpitojärjestelmä auttaa kirjaamaan rahoitustapahtumat järjestelmällisesti. Tätä vaaditaan tilinpäätöksen laatimiseen, jota viranomaiset käyttävät verotustarkoituksiin ja sijoittajat tekemään tietoisia päätöksiä. Suhteet ja kaaviot voidaan helposti laskea oikean järjestelmän avulla.
