Mikä on osallistava budjetointi?
Osallistava budjetointi on sellainen budjetointiprosessi, johon alemman tason johto osallistuu päätöksentekoon ja budjetin valmisteluun sekä kaikkien vastuiden ottamisesta toteutetusta projektista, jotta työntekijät voivat myös olla mukana budjetoinnissa ja he voivat saada omistajuuden tunne ja parempi omistusosuus yrityksessä jakamaan avoimesti ideoitaan ja osallistumistaan budjetin luomiseen.
Selitys
Osallistava budjetointi on se budjetointimenetelmä, jossa ylimmän tason johto jakaa vastuun budjetin luomisesta alemman tason johdon kanssa, koska alemman tason johtajat pystyvät paremmin antamaan todellisen kuvan kenttätasolla, kuten resurssien saatavuus, aika tarvittavat talousarvion valmisteluun, eri näkökohtiin liittyvät esteet jne. kuin ylimmän tason johtajat. Tällöin molemmat osapuolet vaikuttavat siihen, kuka budjettia valmistelee ja kuka budjetin antaa. Siihen sisältyy kaikkien työntekijöiden osallistuminen, jotta oikeudenmukainen ja todellisuuslähtöinen budjetti voidaan saavuttaa.
Kuinka se toimii?
Osallistava budjetointi toimii hyvin, kun ylemmän ja alemman tason johdon välillä on täydellinen synergia. On sanomattakin selvää, että ylimmän tason johtajat ovat vähemmän tiedossa organisaation osastokustannuksista. Alemman tason johtajat ovat hyvin tietoisia osastojensa kustannuksista ja oletetuista kustannuksista. Tehtävien siirron tulisi olla realistista, jotta talousarvio voidaan valmistella täydellisesti, mikä voi olla tehokasta tulevaa toimintaa varten.
Tosiasiat tulisi jakaa niiden osastopäälliköiden keskuudessa, jotka ovat osastolle parhaiten kiinnostuneita, ja olisi hyödyllistä, jos organisaatio ottaisi käyttöön järjestelmän tarkastus- ja saldomenetelmää varten. Tämä järjestelmä mahdollistaa tietojen suodattamisen kaikilla tasoilla. Aina kun alemman tason johto jakaa minkä tahansa kululaskelman ja se välitetään hierarkiassa, asianomaisten osastojen tulisi tarkistaa tiedot ja välittää ne edelleen. Tällä tavoin kaikki merkityksettömät kustannukset voidaan välttää. Kaksi kuuluisaa tapaa osallistavan budjetoinnin käyttöönottoon ovat puhdas osallistava budjetointi ja ylhäältä alaspäin kumulatiivinen osallistava budjetointi.
Esimerkkejä
# 1 - Portugalin osallistuva budjetti (PPB)
Tällainen budjetointi antaa maan asukkaille mahdollisuuden tehdä sijoituspäätöksiä ja valita projekti, johon he haluavat sijoittaa rahansa. Alun perin päättäjät eivät antaneet ihmisten puuttua päätöksentekoprosessiin, mutta ihmisten julkinen kokoaminen ja yhtenäisyys tekivät osallistumisen avoimeksi markkinoille, ja ihmiset alkoivat käyttää avoimia äänestysjärjestelmiä, ja tämä avoimuus teki PPB: stä menestyvän maa.
# 2 - Ugandan osallistuva budjetti (UPB)
Tällainen budjetointi kutsuu budjettiehdotuksia kaikilta sidosryhmiltä ja tarkastelee maan eri painopistealoja. Talousarvion valmistelujärjestelmä on todella läpinäkyvä, koska kaikki otetaan mukaan lopullisen suunnitelman laatimiseen, ja UPB on saanut kiitosta budjetointitekniikastaan maailmanlaajuisesti.
Miksi osallistava budjetointi on tehokas hallintatyökalu?
- Ylimmän tason johto oppii tuntemaan alemman / keskitason johdon kohtaamat ongelmat.
- Yrityksen avoimuus kasvaa, kun ylemmät viranomaiset osoittavat kiinnostusta alempaan johtoon, ja vastineeksi heidän uskonsa yritykseen palautuu ja alemman / keskitason johto motivoituu, ja siten organisaation tavoitteet voidaan saavuttaa helposti.
Osallistava budjetointi vs. perinteinen budjetointi
- Osallistavan budjetoinnin voidaan sanoa olevan erittäin moderni tapa lähestyä organisaatioita nykyään, koska se on hyvin yhteistyöhön perustuva lähestymistapa ja se saa kaikki ympärillä olevista vastuullisiksi ja vastuuseen tehdystä työstä, jotta jokainen työ voidaan siirtää hyvin ja kustannukset voidaan on selvitettävä asianomaiselta osastolta.
- Perinteinen budjetointi on toisaalta nyt vanhentunut budjetointijärjestelmä, mutta silti monet yritykset käyttävät sitä. Tämä budjetointi rajoittaa osallistumista, ja vain ylimmän tason johtajat tekevät päätöksiä tulevista kustannuksista / kuluista ja investoinneista tarkastelematta todellisuustarkistusta, mikä voi joskus johtaa puutteelliseen budjetin valmisteluun tai sen puutteeseen.
Edut
- Osallistava budjetointi mahdollistaa hyödyllisen tiedonvaihdon alemman tason johdosta ylimmän tason johtoon. Kyseisen osaston itse voi olla helppo tiedonkulku ja oikea-aikaiset raportit.
- Koska asianomainen osasto toimittaa tietoja, talousarvion valmistelu on liian vähäistä, koska oikeat tiedot on jaettu.
- Alempi taso on myös mukana päätöksentekoprosessissa, ja jokainen saa avoimen foorumin antamaan panoksensa budjetin parantamiseksi. Tämä johtaa työntekijöiden moraalin parantamiseen ja vastineeksi organisaation tavoitteiden saavuttamiseen.
- Luottamus sekä ylempään että alempaan vipuhallintaan palautuu, koska molemmat osapuolet ovat uusineet työnsä ja osoittaneet kiinnostusta heitä kohtaan.
- Tämän osallistumisen avulla resurssit voidaan kohdistaa tehokkaasti, ja tuhlausta olisi mahdollisimman vähän, ja oikea, realistinen budjetti voidaan muodostaa.
Haitat
Ainoa negatiivinen huomautus tälle budjetoinnille olisi se, että se on aikaa vievää, koska jokainen hallinnon taso on mukana tässä, ja siksi kuluu aika kululaskelman toimittamiseen, ja kulukaavio voi olla esteenä budjetin laatimiselle on lyhyt ajanjakso.
Johtopäätös
Osallistava budjetointi on uuden aikakauden budjetointitekniikka, ja se mahdollistaa osallistumisen kaikin tavoin, jotta kuka tahansa, jolla on osakeyhtiöstä, voi osallistua ja ideoida ajatuksiaan niin, että budjetti on realistisempi ja saavutettavissa tosielämässä.
