Ryhmittele tiedot Excelissä
Mitä enemmän tietoja sinulla on, sitä enemmän sekaannusta se aiheuttaa lopullisessa yhteenvetolomakkeessa. Jos esimerkiksi näytät kuukausittaisia myyntiraportteja eri luokista ja jos luokkia on liikaa, emme näe tiivistelmän täydellistä näkymää yhdessä ikkunakehyksessä. Kun yhteenveto ylittää useamman kuin yhden ikkunakehyksen, meidän on vieritettävä alaspäin tai vieritettävä nähdäksesi toisen kuukauden numerot, joten tällaisissa tapauksissa on hyvä idea ryhmitellä tiedot. Tässä artikkelissa näytämme sinulle tapoja tietojen ryhmittelemiseen Excelissä.
Liian suuri määrä alaluokan rivikohtia voi olla ylivoimainen nähdä ja hyvin monimutkainen lukea. tämä lisää mahdollisuuksia lukea väärin. Hyvä asia on Excelin joustava, ja voimme järjestää tiedot ryhmälle tarkan yhteenvedon luomiseksi lisäämällä PLUS- tai MINUS-merkkejä.
Kuinka tiedot ryhmitellä Excelissä?
Esimerkki 1
Alla on yhteenveto kuukausittaisesta myynnin yhteenvedosta eri liiketoimintaryhmille.
Kuten yllä voit nähdä, voimme nähdä vain kahden kuukauden yhteenvedon yhden sivun näkymässä. Jos haluat nähdä muiden kuukausien yhteenvedon, meidän on vieritettävä taulukon oikeaa reunaa nähdäksesi muut jäljellä olevat kuukaudet nähdäksesi yhteenvedon, mutta ryhmittelemällä tiedot voimme nähdä yhden sivunäkymässä, kuten alla.
Okei, haluan näyttää sinulle, kuinka ensimmäisen kuukauden alaryhmien jakautuminen ryhmitellään.
- Vaihe 1: Valitse sarakkeet, jotka meidän on ryhmiteltävä. tässä esimerkissä meidän on ryhmiteltävä alaluokkien erittelysarakkeet ja tarkasteltava ainoa kuukausittainen kokonaissumma, joten meidän on valittava vain alaluokkasarakkeet.
- Vaihe 2: Kun olet valinnut ryhmän sarakkeet, siirry Tiedot-välilehteen; Data-välilehden pääluokassa on "Ryhmä" -vaihtoehto.
- Vaihe 3: Napsauta avattavaa luetteloa Excel-ryhmässä "Ryhmä" ja valitse uudelleen "Ryhmä".
Heti kun valitset “Ryhmä” -vaihtoehdon, voimme nähdä, että valitut sarakkeet on ryhmitelty yhteen.
Napsauta "Miinus" -kuvaketta, niin näet vain "tammikuu" -kuukauden.
- Vaihe 4: Valitse vastaavasti toisen kuukauden helmikuu-sarakkeet ja ryhmittele tiedot.
- Vaihe 5: Yksi vinkki tässä on, että sinun ei tarvitse napsauttaa "Ryhmä" -vaihtoehtoa joka kerta DATA-välilehdeltä; pikemminkin, kun ensimmäisen kuukauden ryhmittely on ohi, valitse toisen kuukauden sarake ja paina F4-näppäintä toistaaksesi edellisen tehtävän vielä kerran.
Kuten tämä toisto, kunkin kuukauden vaiheet tietojen ryhmittelemiseksi.
Joten aina, kun haluamme nähdä tietyn kuukauden alaluokan erittelyn, meidän on vain napsautettava PLUS-kuvaketta symbolin laajentamiseksi ryhmiteltyjen sarakkeiden näkymään.
Esimerkiksi, jos haluan nähdä "Mar" kuukauden alaluokan hajoamisarvot, meidän on napsautettava "PLUS" -kuvaketta.
Ryhmittele sarakkeet napsauttamalla miinusmerkkiä.
Esimerkki # 2 - pikanäppäin tietojen ryhmittelemiseksi
Pikakuvake on tapa lisätä Excelin tuottavuutta, joten tiedot ryhmitellään siten, että niissä on pikanäppäin.
Ryhmään valittujen tietojen pikanäppäin on ALT + VAIHTO + oikea nuoli.
- Vaihe 1: Valitse ensin ryhmitettävät sarakkeet.
- Vaihe 2: Paina nyt pikanäppäintä ALT + VAIHTO + oikea nuoli.
Esimerkki # 3 - Tarkastele tiivistettyjä (laajennettuja) ja ryhmiteltyjä tietoja nopeasti
Kuten edellä, voimme tiedot ryhmitellä tarkastelemaan yhden sivun yhteenvetoa tai yhden ikkunan kehyksen yhteenvetoa Excelissä. Kun ryhmittelemme tiedot taulukon vasempaan yläkulmaan, voimme nähdä tason painikkeet.
Jos napsautat ensimmäisen tason painiketta, eli "1", voimme nähdä "Ryhmitetyt" tiedot; kun napsautamme tason painiketta 2, voimme nähdä laajennetut tiedot.
Muistettavaa
- Ryhmittely on tapa näyttää vain päätiedot.
- Ryhmittäessämme excel-tietoja meidän on valittava kaikki datasarakkeet, jotka meidän on ryhmiteltävä, ja jätettävä pois sarake, joka on nähtävissä.
- Pikanäppäin valittujen tietosarakkeiden ryhmittelemiseksi on ALT + VAIHTO + oikea nuoli.
