Avattavan luettelon muokkaaminen Excelissä
Ennen kuin pääsemme muokkaamaan avattavia luetteloita Excelissä, meidän on tiedettävä perusasiat siitä, mikä on Excelin luettelo. Yksinkertaistetuissa termiluetteloissa, excels ovat sarakkeita excelissä. Mutta sarakkeissa meillä ei ole pudotusvalikkoja. Syötämme siihen arvot yksinkertaisesti manuaalisesti tai liitämme tiedot mistä tahansa muusta lähteestä. Mutta jos olemme luomassa kyselyjä tai pyydämme muita käyttäjiä syöttämään tietoja ja haluamme antaa tiettyjä vaihtoehtoja, Excelin avattavat valinnat ovat hyödyllisiä.
Kuten edellä on selitetty, excelin avattavat valinnat auttavat käyttäjää syöttämään arvot manuaalisesti soluun, jossa on joitain erityisiä arvoja, joista valita. Kuten kyselyissä, jos on kysymys henkilön sukupuolesta, jos pyydämme kaikkia käyttäjiä syöttämään arvot tälle kysymykselle, tiedot eivät ole kunnossa. Jotkut ihmiset kirjoittavat vastauksia isoilla, jotkut pienillä tai jotkut saattavat tehdä kirjoitusvirheitä. Mutta jos annamme käyttäjille kaksi valittavaa arvoa, joko Mies tai Nainen, tietomme olisivat haluamassamme järjestyksessä. Tämä tapahtuu luomalla avattavat luettelot Excelissä.
Excelissä on useita tapoja muokata avattavia luetteloita; he ovat:
- Avattavien arvojen antaminen manuaalisesti ja tietojen validointi.
- Avattavien alueiden antaminen ja tietojen vahvistamisen käyttäminen.
- Taulukon luominen ja tietojen validointi.
Tietojen vahvistus on vaihtoehto Data-välilehden Data-työkalut-osiossa.
Kuinka muokata avattavaa luetteloa Excelissä?
Avattavan luettelon muokkaamiseen Excelissä on kolme tapaa:
Oppikaamme tekemään avattavia luetteloita joitain esimerkkejä ja oppikaa jokainen prosessi avattavan luettelon muokkaamiseksi Excelissä.
Esimerkki # 1 - pudotusarvojen antaminen manuaalisesti ja tietojen vahvistuksen käyttäminen.
Vaihetta varten meillä on oltava avattavat arvot valmiina syöttämään. Oletetaan, että haluamme valita kengän tuotemerkille annettavat arvot. Nyt meidän on valittava solu, johon aiomme lisätä avattavan valikon.
- Solussa B2 aiomme kirjoittaa avattavan luettelon.
- Napsauta Data-välilehden Data Tools -osiossa Data Validation.
- Napsauta uudelleen tietojen validointia Excelissä, ja valintaikkuna tulee näkyviin,
- Valitse Asetukset-kohdassa Salli-luettelo Luettelot.
- Kirjoita lähdeosioon avattavien vaihtoehtojen arvot manuaalisesti.
- Kun napsautamme OK, avattava valikko on luotu.
Yllä oleva menetelmä on helpoin tapa tehdä ja muokata avattavaa luetteloa Excelissä, mutta jos joudumme syöttämään enemmän arvoja kenkien valinnalle, meidän on tehtävä koko prosessi uudelleen.
Esimerkki # 2 - Pudotusvalikoiden antaminen ja tietojen vahvistamisen käyttäminen.
Esimerkiksi, olen opettaja ja haluan oppilailtani vastauksen, ovatko he suorittaneet projektinsa vai eivät. Haluan antaa heille kyselyyn vain kolme vaihtoehtoa: Valmis, Odottaa, Ei aloitettu.
Kyllä, voin käyttää yllä olevaa prosessia, mutta käyttäjä voi muuttaa sitä, kun hän voi siirtyä tietojen validointivälilehdelle ja muuttaa arvoja. Tässä prosessissa valitsemme arvojen alueen ja piilotamme sarakkeet, jotta toinen käyttäjä ei voi muokata vahvistusta tai avattavaa valikkoa.
- Kopioi luettelossa tai sarakkeessa olevat pudotusvalinnat tai kirjoita ne muistiin.
- Solussa, johon haluamme syöttää validoinnin, valitsemme solun eli solun B2
- Napsauta Data-välilehden datatyökalut-osiossa Tietojen vahvistus.
- Napsauta uudelleen tietojen validointia; ohjattu ruutu tulee näkyviin.
- Napsauta asetusten Salli-kohdassa Luettelot.
- Valitse lähde-välilehdessä avattavan luettelon tietoväli.
- Kun napsautamme ok, meillä on pudotusvalikko solussa B2.
- Kopioi vahvistus kaikkiin soluihin (soluun B6 asti). Nyt meidän on pudotettava luettelo kaikista haluamistamme soluista.
Vaikka piilotamme solualueemme, joka oli avattavan valikon lähde, kukaan käyttäjä ei voi muokata vahvistusta. Edellä olevalla prosessilla on myös sama haitta kuin ensimmäisessä esimerkissä, koska jos minun on lisättävä toinen vaihtoehto Half Completed, minun on tehtävä prosessi uudestaan. Minun on lisättävä uusi vaihtoehto lähteeseen ja annettava uusi vahvistus.
Esimerkki # 3 - Tietotaulukon luominen ja tietojen vahvistamisen käyttäminen.
Tässä menetelmässä luomme tietotaulukon ja käytämme tietojen validointia kuten aiemmin. Mutta tämän menetelmän hyödyt selitetään myöhemmin. Sanotaan, että minulla on ravintola ja minulla on joitain ruokia asiakkaille. Olen lisännyt tiedot sarakkeeseen kuten alla.
- Ensimmäinen vaihe on luoda taulukko, valita tiedot ja napsauttaa Lisää-välilehdessä Taulukot.
- Seuraava ikkuna avautuu ja kun napsautamme ok, olemme luoneet taulukon sarakkeeseen A.
- Nimeetään tämä taulukko nimellä "Ravintola". Vasemmassa kulmassa näemme, että taulukko on mahdollista nimetä uudelleen.
- Nimeä taulukko uudelleen nimellä Ravintola ”.
- Valitse nyt solu, johon haluamme lisätä avattavan luettelon.
- Napsauta Data-välilehdessä Data Validation.
- Valitse Salli-välilehdessä Luettelot.
- Kirjoita nyt Lähde-kohtaan seuraava,
- Kun napsautamme OK, voimme nähdä, että pudotusvalikko on lisätty tietoihin.
- Jos nyt minulla on toinen valikko lisättäväksi, oletetaan keittoja.
- Voimme nähdä, että uusi valikkovälilehden merkintä näkyy myös avattavassa valikossa.
Yllä oleva prosessi on ratkaissut ongelmamme, jossa jos on luotava uusi merkintä ja pudotusvalikot on tehtävä uudestaan.
Selitys avattavan Muokkaa-luettelon muokkaamisesta Excelissä
Olen jo selittänyt edellä, miksi tarvitsemme avattavia luetteloita tietoihimme. Se auttaa käyttäjää ohjaamaan arvon manuaalisesti soluun, jossa on joitain erityisiä arvoja, joista valita.
Kun käyttäjiä pyydetään valitsemaan joitain erityisiä vaihtoehtoja valita Excelin pudotusvalikoista, avattavien luetteloiden tekeminen ja muokkaaminen on hyödyllistä, kun käyttäjä voi syöttää vääriä arvoja, mikä haittaa tietoja.
Muistettavia asioita muokatessasi avattavaa luetteloa Excelissä
- Jos syötämme avattavia arvoja manuaalisesti tai asetamme alueita, kaikki uudemmat merkinnät on lisättävä uudella avattavalla luettelolla.
- Taulukoihin voimme lisätä uuden merkinnän, ja se päivitetään pudotusvalikossa.
- Jos haluat tarkastella tai muokata avattavaa luetteloa, meidän on napsautettava solua.
