Kirjan täsmäytys on täsmäytys, jonka yritys suorittaa ennen kirjanpidonsa sulkemista varmistaakseen, että kirjat ovat ajan tasalla ja ettei yrityksen kirjanpidossa ole manipulointia tai petoksia.
Kirjojen sovittelu
Kuten me kaikki tiedämme, tilikirjat ovat kaiken yrityksen piirustuksia. Tilikirjan ylläpito on avain varainhoitoon.
Tilikirjan pitäminen ei kuitenkaan riitä. On myös välttämätöntä, että kirjanpito on tarkka ja täydellinen. Tämän varmistamiseksi on olemassa useita tarkastuksia ja tarkastuksia, mutta yksi perustavanlaatuisimmista ja olennaisimmista tavoista on "Kirjojen sovittelu".
- Mikä on sovinto?
- Milloin sovittelu tehdään?
- Mikä on sovinnon ajanjakso?
- Miksi sovinto tulisi suorittaa?
- Parhaita käytäntöjä sovitteluprosessissa
- Kuinka sovittelulausunto näyttää?
- Mitkä ovat sovittelutyypit?
- # 1 - Pankin sovittelu
- # 2 - Toimittajan sovinto
- # 3 - Asiakkaiden sovittelu
- # 4 - Yritysten välinen sovittelu / li>
- # 5 - Yrityskohtainen sovinto
- Hyödyllisiä vinkkejä Ms Excelille täsmäytyksiä suoritettaessa
Mikä on sovinto?
Se on prosessi, jossa verrataan kahta tietuejoukkoa ja analysoidaan näiden kahden sarjan mahdollisia eroja.
Nämä kaksi tietuejoukkoa voivat olla mitä tahansa tilikirjojen koko valikoimasta. Yleensä yksi tietuejoukko on yrityksen Booksin pääkirja, joka on sovitettava yhteen ja toinen tietuejoukko saadaan sisäisistä tai ulkoisista lähteistä.
esim. vertaamalla pankkikirjaa (sisäinen lähde) verrattuna tiliotteeseen (ulkoinen lähde).
Milloin sovittelu tehdään?
Se suoritetaan yleensä ennen tilien päättämistä. On suositeltavaa tehdä se kuukausittain, jotta kirjat ovat ajan tasalla, mutta ne voidaan tehdä myös neljännesvuosittain tai vuosittain.
Suuremman äänenvoimakkuuden tulisi olla sovittelun tiheys, jotta sovitteluprosessi olisi sujuvampaa.
Ne tulisi tehdä vuosittain, ennen kuin tilintarkastajat vahvistavat kirjat. Suurin osa täsmäytyksistä on ennakkoedellytys auditointitarkoituksiin. Sarbanes Oxleyn (SOX) voimaantulon jälkeen vuonna 2002 täsmäytykset ovat tulleet entistä kriittisemmiksi, kun vaadittu vaatimustenmukaisuus on noussut eri tasolle.
Mikä on sovinnon ajanjakso?
Yksi kriittisistä näkökohdista, joista on huolehdittava sovittelua suoritettaessa, on, että molempien tietueiden ajanjakson tulisi olla sama.
Edellä esitetyn esimerkin mukaisesti on erittäin epäloogista verrata ajalta 1.1.-31.3.-16.3. Otettua pankkikirjaa 1.1. - 30.6.-30. Vertailun pitäisi olla yhteinen.
Oleellista on myös huomioida, että Aloitus- tai Alku-saldon tulisi olla aina yhtä suuri molemmille tietueille. Edellä mainitussa tapauksessa, jos saldot 1.1.2016 eivät ole identtiset, tämä ero on ensin korjattava sen sijaan, että jatkettaisiin sovittelua 1.1. - 31.3.
Miksi sovinto tulisi suorittaa?
Tunnista petos
- Tilikirjojen käsittely on helppoa. Yksi tapa havaita petos on sovinto. Ymmärretään tämä esimerkillä.
- ABC Corporationin kassanjohtaja tekee petosta, kun se ei kirjaa asiakkailta saatuja käteisiä. Tällöin asiakas- ja käteisluettelot eivät muutu, ja hän voi tasoittaa saadut rahat.
- Yksinkertainen tapa havaita tällaiset petokset on suorittaa asiakaskirjan täsmäytys. Kun asiakkaan kirjanpitoa ABC: n kirjoissa verrataan asiakkaan kirjoissa olevaan ABC: n pääkirjaan, saldot eivät sido toisiaan ja petos havaitaan.
Varmista, että tietueet ovat täydelliset:
- Toisinaan tietyt toiminnot vaikuttavat kirjoihimme, mutta niitä ei ohjata tilitiimin kautta, joten ne voivat jäädä huomaamatta.
- Pieni esimerkki on sekki, jonka asiakas on tallettanut suoraan pankkitilille. Jos asiakas ei ilmoita asiasta, pankin pääkirja ja asiakasluettelot ovat puutteelliset, mikä johtaa tosiseikkojen vääristämiseen.
Varmista, että tietueet ovat oikeita:
- Kirjanpitoprosessissa on todennäköisiä inhimillisiä virheitä.
- Yksi esimerkki inhimillisistä virheistä on numeroiden väärä sijoitus, esimerkiksi myynnin todellinen arvo oli Rs. 99 736, joka kirjattiin virheellisesti Rs: ksi. 97,936.
- Nämä voidaan selvittää tilien täsmäyttämisen yhteydessä. Nämä ovat vain siirtovirheitä, ja tässä tapauksessa ero on yleensä jaollinen 9: llä.
Parhaita käytäntöjä sovitteluprosessissa
Seuraavassa on joitain parhaita käytäntöjä, joita voidaan soveltaa sovinnon avulla tavoitteen saavuttamiseksi:
- Yritysten tulisi perustaa sisäisesti noudatettava sovitteluprosessi. Sen tulisi kattaa taajuus, avaintilit, joille täsmäytys on tehtävä, standardoidut muodot jne. Nämä prosessit vaihtelevat volyymin, toimialan tyypin, riskialttiiden alueiden jne. Mukaan. Politiikka olisi valmisteltava ja jaettava Talous- ja tilitiimi.
- Tullien erottamista olisi noudatettava. Se tarkoittaa, että työntekijöiden kirjanpitoon kirjaavien työntekijöiden ei pitäisi olla osa täsmäytysprosessia. Se varmistaa, että toinen tarkistaa toisen tekemän työn uudelleen.
- Valmistajan-tarkistajan prosessin auktoriteettimatriisia tulisi noudattaa. Eri työntekijöiden tulisi myös laatia ja tarkistaa sovittelulausekkeet nimityksen perusteella. Johtaja voi valmistella täsmäytyslausunnon ja päällikkö voi tarkistaa sen.
- Valmistajan ja tarkastajan tulisi suorittaa asianmukainen kirjautuminen, jotta ihmiset tuntevat itsensä riittävän vastuullisiksi.
- Olisi vahvistettava tiukat aikataulut sovittelun loppuun saattamiselle petosten havaitsemiseksi ja oikea-aikaisen toiminnan toteuttamiseksi.
- Sisäisen tarkastuksen tulisi kattaa myös näiden täsmäytyslausuntojen tarkastaminen.
- Hyväksymisprosessi olisi määritettävä oikaisumerkintöjen (jos sellaisia löytyy sovittelun aikana) välittämiseksi tilien korjaamiseksi. Se varmistaa, että keski- ja ylempi johto päivitetään ajoittain.
- Liiteasiakirjojen (kuten tiliotteen, asiakkaan kirjanpidon jne.) Tulisi olla osa sovittelulomaketta, josta kirjaudutaan.
Kuinka sovittelulausunto näyttää?
Sovittelulausunnon tulisi olla mahdollisimman yksinkertainen. Sen tulisi sisältää tarvittavat yksityiskohdat, kuten mikä kirjanpitoa sovitetaan yhteen, mikä on sovittelun aika, milloin sovittelu valmistellaan, kuka on valmistellut, tarkistanut, hyväksynyt jne.
Seuraava on yksinkertainen sovittelulausekkeen muoto:
| ABC Co. | |||
| Pankkien täsmäytyslausunto 31.3.-16 | |||
| Pankkitili nro 00000xxxxxx | |||
| Saldo kirjanpitokirjan mukaan 31.3.-16 | xxx | ||
| Lisätä: | Säätö 1 | xxx | |
| Säätö 2 | xxx | ||
| Säätö 3 | xxx | xxx | |
| Vähemmän: | Säätö 4 | xxx | |
| Säätö 5 | xxx | xxx | |
| Säätö 6 | |||
| Tilinpäätöksen mukainen saldo 31.3.-16 | xxx | ||
| Laatija: kirjanpitäjä | |||
| Tarkastaja: Manager | |||
| Vahvistanut: Talousjohtaja | |||
Jompaa kumpaa näistä kahdesta joukosta voidaan pitää perustana, ja oikaisut tulisi lisätä tai vähentää, jolloin saavutetaan tasapainoluku.
Edellä olevassa muodossa pankkitili otetaan perustaksi. Jos kuitenkin tilinpäätöstä pidetään perustana, kaikki oikaisut kumotaan. Kahden tapauksen seuraaminen auttaa ymmärtämään tämän paremmin:
Tapaus A - Pankkikirjan ottaminen perustaksi
| Saldo kirjanpitokirjan mukaan 31.3.-16 | 9700 | ||
| Lisätä: | Annetut, mutta tallettamattomat sekit | 10000 | |
| Pankin kiinnostama pankki hyvittää | 75 | 10,075 | |
| Vähemmän: | Pankkimaksuja ei ole kirjattu | 175 | 175 |
| Tilinpäätöksen mukainen saldo 31.3.-16 | 19,600 |
Tapaus B - Tiliotteen perustana
| Tilinpäätöksen mukainen saldo 31.3.-16 | 19,600 | ||
| Lisätä: | Pankkimaksuja ei ole kirjattu | 175 | 175 |
| Vähemmän: | Annetut, mutta tallettamattomat sekit | 10000 | 175 |
| Pankin kiinnostama pankki hyvittää | 75 | 10,075 | |
| Saldo kirjanpitokirjan mukaan 31.3.-16 | 9700 |
Mitkä ovat sovittelutyypit?
Tavanomaiset perustiedot, jotka ovat välttämättömiä ja jotka on laadittu päivittäisessä liiketoiminnan kirjanpidossa:
- Pankkien sovittelu
- Toimittajan sovittelu
- Asiakkaan sovittelu
- Yritysten välinen sovinto
- Yrityskohtainen sovittelu
Keskustelemme näistä lausumista yksityiskohtaisesti:
# 1 - Pankin sovittelu
Pankkitilille kirjattujen tosiasiallisten tapahtumien osalta laaditaan pankin täsmäytyslausunto.
Joitakin syitä pankkikirjan ja tiliotteen eroon ovat:
- Sekki myönnetty myyjälle, mutta esitetty myöhemmin
(Toisinaan tiliotteessa on sekkejä, jotka ovat hyvin vanhoja. Ne ovat vanhentuneita eikä niitä voi edes tallettaa. On parempi kirjoittaa ne pois ja pitää pankkikirja puhtaana.)
- Määrä, jonka asiakas on tallettanut suoraan pankkitilillemme
- Pankin hyvittämät pankkikorot
- Pankin veloittamat pankkikulut
- Pankkivirheet (Vaikka harvinaisia, virheitä voi tapahtua myös tietojen syöttövirheillä, pankki voi)
Kaikki maksuihin ja kuitteihin liittyvät toiminnot seurataan pankkikirjan kautta. Sen sovittaminen auttaa pitämään sen ajan tasalla.
Elämämme helpottamiseksi useimmilla kirjanpidon toiminnanohjausjärjestelmillä on sisäänrakennetut ominaisuudet, jotka auttavat saamaan pankkitilauslausunnon suoraan.
Näissä toiminnanohjausjärjestelmissä käytetty peruskäsite on kunkin tapahtuman "pankkipäivän" tallentaminen. Pankkipäivä on päivä, jolloin tapahtuma näkyy tiliotteessa. ERP poimi raportin, joka perustuu "Asiakirjan päivämäärään" verrattuna "Pankkipäivään".
# 2 - Toimittajan sovinto
Toimittajan täsmäytyslausunto on valmis varmistamaan, että toimittajan kirjoissa olevat kirjanpitomerkinnät ovat yhdenmukaiset kirjoissamme olevien kirjanpitomerkintöjen kanssa.
Poikkeamien syyt ovat seuraavat:
- Toimittaja ei saa varata varaamiamme ostotuotteita.
- Meidän lähettämämme shekit eivät välttämättä näy heidän kirjoissaan. Se tapahtuu yleensä, kun sekki on väärässä paikassa tai kadonnut kuljetuksen aikana.
- Kuljetetut tavarat, joita emme ole tallentaneet, mutta jotka myyjä on tallentanut;
# 3 - Asiakkaiden sovittelu
Asiakkaan täsmäytyslausunto on hyvin samanlainen kuin toimittajan täsmäytys. Se on valmis tarkistamaan, ovatko asiakkaan kirjat synkronoituja kirjojemme kanssa. Suurin osa yrityksistä pitää asiakkaiden sovittelua etusijalla toimittajien sovitteluun nähden. Tämä johtuu siitä, että rahaa on saatavana asiakkailta, ja on aina parempi sovittaa yhteen niin, että maksut eivät ole vireillä joidenkin kirjanpitoon liittyvien ongelmien vuoksi.
Poikkeamien syyt ovat seuraavat:
- Asiakkaiden tekemät palautukset eivät näy kirjoissamme.
- Asiakkaan vähentämiä veroja ei ole kirjoissamme.
- Siirrettävät tavarat kirjataan myyntiin pääkirjamme.
- Suoraan pankkitilillemme siirrettyjä maksuja ei kirjattu.
Hyvä käytäntö on suorittaa asiakkaiden kuukausittaiset täsmäytykset vuorotellen. Olkoon, että yrityksellä on 100 parittomia asiakkaita, ja noin 10-15 asiakaskirjan täsmäytys tulisi tehdä kuukausittain.
Kun täsmäytys on saatu päätökseen ja molemmat osapuolet ovat sen vahvistaneet, voidaan antaa saldoja koskeva todistus kyseiseltä ajanjaksolta. Se varmistaa, että alkusaldoja ei tarvitse tarkistaa. Se auttaa myös kiistojen ratkaisemisessa.
# 4 - Yritysten välinen sovinto
Konserniyhtiöiden (holding, tytäryhtiö jne.) On laadittava konsolidoidut tilinpäätöstiedot. Näiden kirjojen on poistettava yritysten väliset liiketapahtumat, kuten myynti Holding Co: lta tytäryhtiölleen. Tätä varten on äärimmäisen tärkeää, että heidän kirjanpito-kirjansa ovat aina synkronoituja, ja siksi ne tulisi sovittaa säännöllisesti ennen konsolidointiprosessia. .
# 5 - Yrityskohtainen sovinto
Jokaisen yrityksen on valmisteltava muita sovittelutoimintoja edellä mainittujen perustietojen lisäksi. Esimerkki tästä on tavaroiden täsmäytyksen kustannukset
Tätä täsmäytystä ei sovelleta palvelualaan, koska niillä ei ole varastoja. Se on kuitenkin elintärkeää yrityksille, joilla on varastoja.
Mikä on myytyjen tuotteiden hinta?
Myytyjen tavaroiden kustannukset = avaava varasto + ostot - loppuvarasto
Myytyjen tavaroiden kustannukset = myynti - voitto
Jompikumpi näistä kahdesta menetelmästä voi saada aikaan tavaroiden kustannukset. Molempien on oltava sama määrä. Jos ei, sovittelulausunto tulisi olla valmis selvittämään erojen syyt. Lisäksi päätösosakkeen fyysinen todentaminen olisi suoritettava, ja sama olisi sovitettava tilikirjoihin ilmestyvän loppuvaraston kanssa.
Kirjojen videoiden sovittelu
Hyödyllisiä vinkkejä MS Excelille täsmäytyksiä suoritettaessa
- Vakiomallinen malli tulisi laatia kaikkien Excelin tärkeiden kaavojen kanssa. (Yllä kuvattua muotoa voidaan käyttää)
- Kun kyseessä on myyntiautomaatti / Asiakkaan sovittelua, Lasku nro toimii kuten normaali kenttä, joka voidaan ottaa pohjaksi suorittamiseksi VLOOKUP toiminnon ja tekee sovintoprosessissa yksinkertaista. Varmista, että teet erikoisliitännän Excel Vlookup -toiminnon käytön jälkeen.
- Suodata veloitus- ja hyvitysluettelot erikseen ja sovita ne erikseen. Toinen tapa erottaa merkinnät on suodattaa ne tyypin mukaan, kuten Maksut, Laskut, Palautukset, Muut oikaisut. Näiden yhdistäminen erikseen ja erojen laskeminen osoittautuu hyödylliseksi.
