Ulkoistamisen määritelmä
Lisätoiminnalla tarkoitetaan projektin osoittamista organisaation henkilölle tai osastolle kolmannen osapuolen tai ulkopuolisen palkkaamisen sijaan. Toisin sanoen se on yrityksen sisäisesti kehitettyjen resurssien käyttö tärkeiden projektien suorittamiseen pikemminkin kuin yrityksen ulkopuolisen henkilön käyttö. Tavaranvaihtoa käytetään yleensä uusien toimintojen ja prosessien asettamiseen organisaatiossa.
Yleensä ulkoistaminen tarjoaa yritykselle paremman hallinnan päätöksentekoprosessissaan, samalla kun se nopeuttaa ja täyttää toteutusta. Joissakin tapauksissa se voi kuitenkin osoittautua kalliimmaksi kuin ulkoistaminen, koska usein siihen liittyy uuden prosessin tai eri divisioonan perustamista organisaation sisällä.
Kuinka ulkoistaminen toimii?
Toteutus on suoritettava seuraavien vaiheiden läpi:
- Johdon on ymmärrettävä nykyisen sopimuksen eri näkökohdat / tekijät. Joitakin näistä tekijöistä ovat - onko sopimus päättymässä vai onko se irtisanottava, sen hinnoittelu ja muut vastaavat sopimuksen irtisanomisen jälkeiset vaikutukset.
- Johdon tulisi ottaa huomioon kaikki taloudelliset ja muut kuin taloudelliset tekijät, jotka liittyvät siirtymiseen ulkoistamisesta ulkoistamiseen. On huomattava, että liiketalouden rakentaminen ulkoistamisen käyttöönottamiseksi ei ole vain ulkoistettujen resurssien ja sisäisten resurssien kustannusten vertailu.
- Johdon tulisi varmistaa, että nykyisellä henkilöstöllä on tarvittavat tehtävät sisäisesti. Siksi henkilöstö on koulutettava kehittämään toimintakykyään, jotta hän on valmis vastaamaan tuleviin haasteisiin.
- Joissakin tapauksissa yrityksen on ehkä muutettava organisaatiorakennettaan uuden sisäisen toimituksen tukemiseksi. Rakennemuutos sisältää ensisijaisesti työnkuvan, koon ja koulutuksen määrittelyn.
- Yksityiskohtainen siirtymäsuunnitelma on laadittava, koska siirtyminen ulkoistamisesta ulkoistamiseen muodostaa merkittävän riskin liiketoiminnalle.
Esimerkki
Otetaanpa nyt esimerkki virvoitusjuomien valmistusyrityksestä, joka suunnittelee uutta virvoitusjuomamerkkiä. Sen markkinointistrategiaan kuuluu ensisijaisesti tavoittaa suurempi yleisö sosiaalisen median kampanjoiden avulla. Yrityksellä on oma tiimi, jolla on sosiaalisen median kampanjan toteuttamiseen tarvittava tekninen asiantuntemus. Tämä joukkue ei kuitenkaan ole koskaan työskennellyt sosiaalisen median kampanjoissa uuden tuotteen lanseeraamiseksi. Pitäisikö yrityksen ulkoistaa projekti tai luovuttaa se sisäiselle tiimille?
Tuotteen lanseerauksen suurten panosten vuoksi yritys voi palkata kolmannen osapuolen sosiaaliseen mediaan alun perin uudelle virvoitusjuomamerkkilleen. Kuitenkin, kun sosiaalisen median kampanja on käynnissä, sisäinen tiimi voi palauttaa sen, ja lopulta se on ulkoistamisprosessi.
Syyt ulkoistamiseen
- Nykymaailmassa liiketoiminnan laajentuminen yhdistettynä tarpeeseen lyhentää työaikaa on edellyttänyt ketterän työvoiman lisääntynyttä käyttöä. Ulkoistetut sopimukset hidastavat yleensä prosessia, ja näin ajankohtaiset projektit hoidetaan paremmin sisäisesti.
- Joissakin tapauksissa on havaittu, että ulkoistamisen heikko laatu johti ongelmiin, jotka puolestaan aiheuttivat valtavia menetyksiä. Tällaiset tapaukset voidaan välttää ulkoistamalla, koska se tarjoaa paremman hallinnan.
- On myös huomattu, että sosiaalinen pääoma ja tiedon jakaminen ovat vahvempia, kun työntekijät ovat suhteissa organisaation sisällä. Luottamuksella on tärkeä rooli sosiaalisessa pääomassa ja tiedon jakamisessa.
Miksi ulkoistaminen on parempi kuin ulkoistaminen?
- Sisäpiiri säästää paljon aikaa ja helpottaa nopeaa toimitusta, kun taas ulkoistaminen ei ole mahdollista, koska se vaatii aina pidempää aikaa.
- Työntekijät saavat mahdollisuuden oppia jotain uutta ja hioa taitojaan samalla kun työnantaja saa parhaan sisäisen kyvyn.
- Sisäiset työntekijät voivat ymmärtää projektin nopeasti ja paremmin, kun he tekevät tiivistä yhteistyötä (fyysinen läsnäolo) projektin johtajien kanssa. Tämä ei ole mahdollista ulkoistettujen projektien tapauksessa.
Edut
- Se tarjoaa mahdollisuuden tehdä tiivistä yhteistyötä tiimin jäsenten kanssa.
- Se alentaa merkittävästi työllisyyden kustannuksia.
- Se tarjoaa helpon ja sujuvan viestinnän edut.
Rajoitukset
- Joissakin tapauksissa vasta nimitetty sisäinen tiimi voi johtaa korkeampiin kustannuksiin verrattuna offshore-resursseihin.
- Uuteen projektiin sopivien ihmisten joukon tunnistaminen näin lyhyellä varoitusajalla ei ole helppoa.
