Täysi GRN-muoto - Vastaanotetut tavarat
GRN: n koko muoto on tavara vastaanotettu. GRN viittaa yritysasiakirjaan, jonka asiakas täyttää tavaroiden vastaanottamisen yhteydessä myyjältä vahvistaakseen kaikkien tavaroiden vastaanottamisen osapuolten välillä sopimalla tavalla, ja sitä verrataan usein ostotilaukseen ) ennen maksun suorittamista tavaroiden myyjälle.
GRN: n ominaisuudet
Tuotantoteollisuudessa ja muissa organisaatioissa, joissa organisaatioprosessiin kuuluu tavaroiden kuljettaminen paikasta toiseen tai kuljetus ulkopuolisilta markkinoilta varastoon, tavaran vastaanottoseteleellä on erittäin tärkeä rooli. Joskus käsittelyaika voi olla hidasta tavanomaisesta, mikä voidaan jäljittää tavaran vastaanottotodistuksesta.
Yksi tavaran vastaanottotodistuksen tärkeistä piirteistä on, että kun tavarat kuljetetaan kauppaan, myymälän johtaja ottaa tämän asiakirjan todisteena siitä, ovatko tavarat vaaditun määrän mukaisia, onko vaadittu määrä muistiinpanossa vastaanotetaan tai ei. Täten myös tavaranvastaanottoluettelosta tulee todiste ja siitä tulee kirjausketju.
Mitä sisällytetään vastaanotettuihin tavaroihin?
Yleensä organisaatiossa tavaran vastaanottotodistuksen esipainos on myymälän osastolla. Siksi johdon tulisi kouluttaa heidät asianmukaisesti sen suhteen, mikä on sisällytettävä tavaroiden vastaanottotodistukseen. Seuraava luettelo on laadittu tärkeistä asioista, jotka sisällytetään GRN: ään:
- GRN: n yläosassa näkyy tavaran toimittajan nimi.
- Sitä seuraa päiväys ja kellonaika sekä myymälän osaston tavaroiden vastaanottopäivä ja -aika.
- Oikea osoite paikkaan, jossa tavarat on tarkoitus kuljettaa ja joihin tavarat on tarkoitus toimittaa, sekä oikea PIN-koodi.
- Kuvaus kuljetettavista tavaroista ja kunkin tuotetyypin määrä, hinta ja tavaroiden hinta.
- GRN päättyy sekä toimittajan että myymälän johtajan ja tavaran vastaanottavan virkailijan valtuutetun henkilöstön allekirjoituksella ja nimellä.
GRN-prosessi
Seuraava on GRN-prosessi:
- Laskun ja haasteen vastaanottaminen ja tavaroiden purkaminen kauppoihin.
- Vastaanotettujen tavaroiden määrän fyysinen todentaminen sekä tavaroiden kuvaus.
- Jos tavarat ovat kiistanalaisia tai niitä on vähän, toimittajaan otetaan yhteyttä ja pyydetään puutetta.
- Kun määrä on tarkistettu, tehdään laatutesti.
- Challan tekee kuittauksen ja lähettää sen toimittajalle.
- Edellä mainitun vaiheen jälkeen vastaanottava osasto valmistelee GRN: n 5 kappaleena. Alkuperäinen heille ja loput osto-osastolle, tiliosasto, yksi kauppapäällikölle ja toinen ostopyynnön tekevälle henkilölle.
- Sen perusteella tehdään merkintöjä myymälöihin.
Merkitys
- Kaikille kirjanpitoyksiköille tavaranvastaanottoilmoitus on tärkeä asiakirja, koska se palvelee kirjanpidon objektiivisuuden periaatetta. Kaikki kirjanpitoon merkinnät vaaditaan pakollisesti todisteena asiakirjamuodossa.
- Lisäksi ennen tuotteiden maksamista myyjälle tavarat tarkistetaan GRN: llä. Lisäksi organisaatiossa virheiden ja petosten todennäköisyyden vähentämiseksi toisen on tarkistettava yhden henkilön työ, eikä yksi henkilö ole mukana useammassa kuin yhdessä jatkuvassa prosessissa. GRN: n takia organisaatiotyötä tarkastavat eri ihmiset.
- Koska tavaroiden todellinen fyysinen määrä tarkistetaan tavaran vastaanottotodistuksella, maksu suoritetaan vain tosiasiallisesti vastaanotetuista tuotteista. Siksi väärä maksu vältetään.
- Tämä asiakirja asettaa myös tärkeän roolin toimittajalle. Toimittaja voi todistaa GRN: n avulla, että tavarat on lähetetty niiden päästä, koska GRN on virallinen oikeudellinen asiakirja ja se voidaan hyväksyä todisteeksi tuomioistuimessa.
Vastaanotetut tavarat vs. tavaroiden lähetysilmoitukset
Seuraavassa on eroja vastaanotettujen tavaroiden ja lähetysilmoitusten välillä:
- Toimittajan lähetysosasto nostaa tavaran lähetyksen (GDN), kun taas ostajan vastaanottajaosasto valmistaa vastaanotetun tavaran.
- Ilman korotettua bruttokansantuloa toimittajan kirjanpito-osasto ei voi nostaa laskua, kun taas ilman GRN: ää ostajaosasto ei voi suorittaa maksua tai tehdä merkintöjä kirjoihin.
Edut
Seuraavat ovat setelin saamien tavaroiden edut:
- Se toimii todisteina tilintarkastajille ja sisällytetään siten kirjausketjuihin.
- GRN osoittaa todellisen saadun määrän, ja näin voidaan havaita, että toimittajille maksettu korkeampi maksu menetetään.
- Se on toimitustodistus. Se on oikeudellisesti täytäntöönpanokelpoinen asiakirja, joka voidaan jättää tuomioistuimeen.
- Logistiikkaryhmän henkilökunnasta tulee vastuuvelvollisuus virheiden tai petosten yhteydessä, koska määrän tulisi aina olla sama kuin GRN-määrä. Tiimin keskuudessa syntyy vastuuntuntoa ja valppautta.
- Suurempien yritysten talousosastot voivat käyttää tätä asiakirjaa vertailutarkoituksiin siitä, kuinka paljon tavaroita tilataan ja kuinka paljon tosiasiallisesti on vastaanotettu ja kirjattu.
Johtopäätös
GRN on lyhenne, jota käytetään setelin vastaanottaneisiin tavaroihin. Kuten nimestä voi päätellä, tavarat saivat asiakkaalta tai ostajalta myyjältä vahvistuksen tavaroiden vastaanottamisesta, jonka ostaja täyttää, kun tavarat todella vastaanotetaan. Se on virallinen oikeudellinen asiakirja, ja se voidaan hyväksyä todisteeksi tuomioistuimessa.
