Mikä on Pareto-analyysi?
Pareto-analyysi on päätöksentekotekniikka, joka perustuu 80/20 sääntöön, jossa yritys voi saavuttaa 80% projektin eduista tekemällä 20% työstä tai yrityksen 80% ongelma on jäljitetty 20%: iin syitä. Tämä päätöksentekotekniikka erottaa tilastollisesti rajoitetun määrän syöttötekijöitä, joilla on suurin vaikutus lopputulokseen, oli se sitten toivottavaa tai ei-toivottua. Tämän analyysin havaitaan olevan sovellettavissa useilla aloilla, taloustieteestä laadunvalvontaan.
Pareto-analyysivaiheet
Analyysin vaiheet ovat seuraavat:
- Ongelmien tunnistaminen ja luettelointi - Ensimmäinen askel on luetella kaikki ongelmat, joita tarvitaan ratkaisemiseksi ottamalla panokset eri tavoin, kuten asiakkaat, tiimin jäsenet, kyselyt jne.
- Perussyiden tunnistaminen - ongelman tunnistamisen jälkeen niiden perimmäinen syy tulisi tunnistaa eri tekniikoilla.
- Pisteongelmat - Ongelma tulisi pisteyttää jakamalla numerot kullekin ongelmalle ongelman mukaan, jota yritetään ratkaista.
- Ongelmien ryhmittely - ongelman pisteyttämisen jälkeen ongelmat tulisi ryhmitellä perussyyn perusteella.
- Kunkin ryhmän pistemäärän summaaminen - Syyryhmien pisteet lisätään sitten ryhmänä, jolla on korkeimmat pisteet ja korkein prioriteetti, ja pienimmälle pisteelle annetaan alin prioriteetti.
- Tarvittavien toimien toteuttaminen - Lopuksi kehitä ja toteuta toimintasuunnitelma ongelmien ratkaisemiseksi keskittymällä ensin eniten pisteytettyihin ongelmiin.
Esimerkki Pareto-analyysistä
Herra X on palvelukeskuksen omistaja, joka ei toimi odotetulla tavalla. Herra X on huolestunut samasta ja haluaa ratkaista ongelmat ja lisätä asiakkaan yleistä tyytyväisyyttä. Hän päätti mennä Pareto-analyysiin.
Vaihe 1: Ongelmien tunnistaminen ja luettelointi
Herra X listaa ongelmat palvelukeskuksen vastaanottamien valitusten määrän avulla.
- Puheluita ei oteta vastaan nopeasti.
- Palvelukeskuksen henkilökunnalla ei ole tarpeeksi tietoa asiakkaiden valitusten ratkaisemiseksi.
- Suunnitteluhenkilöstölle ei ole kiinteää aikaa tulla keskustaan. Tästä syystä asiakkaan on ehkä odotettava pidempään.
- Kaikki gadgetien osat eivät ole käytettävissä, joten; asiakkaan täytyy joutua käymään toisen kerran tilauksen tekemisen jälkeen.
- Henkilökuntaa on liian vähän, minkä vuoksi heihin kohdistuu paineita.
- Ongelma voitaisiin ratkaista puhelimitse, jolla asiakkaita pyydetään vierailijalle keskustaan.
Vaihe 2: Perimmäisen syyn tunnistaminen
Kun ongelma on tunnistettu, niiden perimmäinen syy tunnistetaan, kuten taulukossa on esitetty.
Vaihe 3: Pisteongelmat
Ongelman pisteyttämiseksi valitusten määrä otetaan palvelukeskuksen vastaanottamana perustana. Pisteet on esitetty alla olevassa taulukossa.
Vaihe 4: Ongelmien ryhmittely
Kun ongelma on pisteytetty, ongelmat tulisi ryhmitellä perussyyn perusteella. Tässä tapauksessa on olemassa kolme perimmäistä syytä, joihin kuuluu liian vähän henkilöstöä keskuksessa, koulutuksen puute ja huono organisaatio.
Vaihe 5: Kunkin ryhmän pisteet lasketaan yhteen
Kunkin syy-ryhmän pisteet lisätään sitten ryhmänä, jolla on korkeimmat pisteet ja korkein prioriteetti, ja pienimmälle pisteelle annetaan alin prioriteetti.
Korkeimpien pisteiden omaavien koulutusongelmien puute.
Vaihe 6: Tarvittavien toimenpiteiden toteuttaminen
Lopuksi, kehitä ja toteuta toimintasuunnitelma ongelmien ratkaisemiseksi keskittymällä ensin eniten pisteytettyihin ongelmiin. Joten herra X: n tulisi keskittyä enemmän kouluttamiseen henkilöstölle, sillä tällä tavoin hän saa suurimman hyödyn. Kun tämä on tehty, hänen tulisi tarkastella kasvavaa henkilöstömäärää.
Pareto-analyysin edut ja haitat
Edut
- Pareto-analyysi on yksi tehokkaista työkaluista ongelmien ratkaisemiseksi, joka on yksinkertainen ja tehokas. Vaikka tekniikka perustuu enimmäkseen 20 prosentin löytämiseen 80 prosentin ongelmista johtuvista perussyistä, sitä voidaan silti käyttää ratkaisuihin, joissa 80:20 -sääntö ei ole voimassa.
- Tämän analyysin tekijän ongelmanratkaisutaitoa voidaan lisätä, koska se antaa henkilölle mahdollisuuden organisoida työhön liittyvät ongelmat yhtenäisiksi tosiseikoiksi, ja kun nämä tosiasiat on hahmoteltu selkeästi, voidaan aloittaa suunnittelu ongelmien ratkaisemiseksi.
- Menettelyt ja prosessit, joita noudatetaan muutosten tekemisessä, dokumentoidaan yleensä analyysin aikana, mikä auttaa paremmin valmistautumaan ja parantamaan tulevaa päätöksentekoa.
Haitat
- Suoritettu Pareto-analyysi ei tarjoa ratkaisuja ongelmiin; auttaa vain tunnistamaan muutaman merkittävän syyn, jotka ovat vastuussa suurimmasta osasta ongelmia.
- Tämä analyysi perustuu aikaisempiin tietoihin, joita pienten yritysten omistajat eivät välttämättä pidä hyödyllisinä, koska ne eivät välttämättä edusta yrityksen nykytilannetta oikein.
- Sen menestys riippuu kunkin asian pisteytyksen tarkkuudesta. Yritykset, jotka eivät määritä asianmukaisia pisteytyksiä Pareto-kaavion kutakin tekijää vastaan, saavat epätarkkoja tuloksia.
Pareto-analyysin tärkeät kohdat
- 80:20-säännön ajatuksen mukaan yritys voi saavuttaa 80% projektin hyödystä tekemällä 20% työstä, tai yrityksen 80%: n ongelma on jäljitetty 20%: n syihin.
- Jokaiselle ongelmalle annetaan numeerinen pisteet vaikutuksen tason perusteella.
Johtopäätös
Pareto-analyysi on tekniikka ongelmanratkaisutyön priorisointiin, jotta voidaan ratkaista useita ongelmia. Se perustuu Pareto-periaatteeseen, joka tunnetaan myös nimellä 80/20 sääntö, jossa 80/20 säännön idea kertoo, että yritys voi saavuttaa 80% projektin hyödystä tekemällä 20% työstä tai yrityksen 80 prosentin ongelma jäljitetään 20 prosentin syihin. Se ei vain näytä tärkeintä ongelmaa, mutta samalla antaa myös pisteet, jotka osoittavat ongelman vakavuuden.
