Tapahtuman budjettimalli - Ilmainen lataus (ODS, Excel, PDF ja CSV)

Muut versiot

• Excel 2003 (.xls)
• OpenOffice (.ods)
• CSV (.csv)
• Kannettava asiakirja. Muoto (.pdf)

Ilmainen tapahtuman budjettimalli

Tapahtuman budjettimallia käytetään tapahtumien hallintaan liittyvän talouden suunnitteluun, joka sisältää saadut tulot, jotka voivat olla sponsorointi- tai rekisteröinti- / lippumaksuja, ja kulut, jotka voivat olla ruokaa, majoitusta, ääntä, lahjoja jne. Saatu ero on tapahtuman järjestämisestä saatu voitto tai tappio. Jos saldosumma on positiivinen, se tarkoittaa, että tapahtuma on ansainnut rahaa, ja jos saldosumma on negatiivinen, se tarkoittaa, että tapahtuman järjestäjän oli käytettävä rahaa taskustaan.

Katso malli Excel-tiedostosta. Tässä käytetty malli on tarkoitettu tyypilliselle tapahtumalle, kuten toimistoseminaarille, jossa otetaan huomioon erilaiset tapahtuman järjestämiseen liittyvät kulut ja tulot. Kustannukset ja tuotot on esitetty kahdessa erillisessä osiossa.

Tietoja tapahtuman budjettimallista

• Tapahtuman budjettimalli kerää kaikki tulonlähteet, jotka sinulla on tapahtuman järjestämiseen, sekä kulut. Siinä asetetaan alustava budjettitase ja annetaan myös lopputaseen ennuste, jonka odotetaan olevan sen jälkeen, kun kaikki kulut on vähennetty tuloista. Tässä olemme ottaneet nimenomaisen esimerkin tapahtuman järjestämisestä seminaaria varten.
• Seminaari voi olla toimistoseminaari, johon osallistuvien on arvioitu osallistuvan noin 200 osallistujaa, ja järjestäjän on pidettävä heidän ruokansa ja annettava heille myös räätälöityjä herkkuja. Herkkuja käytetään yrityksen myynninedistämislähteenä ja yleensä kolmannen osapuolen toimittajat.

Osa 1

• Tässä kerromme tapahtuman järjestämisestä aiheutuneet kokonaiskustannukset ja tulot, joista olemme ottaneet esimerkin seminaarista. Seminaari on järjestetty toimiston valtuuskunnalle, jonka läsnäoloksi arvioitiin 200, mutta osallistujia oli noin 150.
• Menot jaetaan edelleen sijaintiin, ohjelmaan, ruokaan ja juomaan, tarvikkeisiin ja muihin. Tässä oleva saldosumma osoittaa, onko rahaa käytetty enemmän kuin asetettu budjetti tai onko meillä tuloja tapahtuman järjestämisen jälkeen. Kaaviosta saatiin kuvallinen näkymä kuluista ja todellisista tuloista arvioitujen tulojen kanssa.

Osa 2

• Tässä osiossa näytetään erittely tapahtuman järjestämiseen liittyvistä kuluista. Meidän tapauksessamme otamme esimerkin toimistotilaisuudesta. Tällaisen tapahtuman järjestämiseksi on muutama kenttä, joille kulut on tehtävä. Merkittävin summa tapahtuman järjestämiseen on kohti sijaintia tai tapahtumasalia. Tapahtuman järjestämisnopeus vaihtelee tapahtuman sijainnin mukaan.
• Toiseksi korkein tapahtuman järjestämiskustannus on ateriapalvelu tai ruoka. Se vaihtelee osallistujien lukumäärän mukaan ja on yleensä arvioitu enemmän kuin tapahtumaan osallistuvien lukumäärä. Se tehdään ensisijaisesti pitämään puskuri tapahtuman osallistujien lukumäärästä, jotta he eivät jää ruokalautanen alle.
• Sitten on kustannukset, jotka liittyvät kaiuttimiin tai tapahtumassa käytettäviin sähköisiin instrumentteihin. Nämä ovat pakollisia kustannuksia, joita tarvitaan kaikenlaisten tapahtumien järjestämiseen. Jokaisesta järjestetystä tapahtumasta osallistujille annetaan lahja tai mittatilaustyönä tehtyjä herkkuja, jotka taas perustuvat tapahtumaan osallistuvaan henkilöstöön.
• Nämä ovat yleensä sidoksissa kolmansien osapuolten toimittajiin, jotka toimittavat herkkuja henkilöstömäärän perusteella. Näitä pidetään enemmän mainostuotteina, joita yritys käyttää mainostaakseen nimensä. Nämä toimivat myös hyvän olon tekijänä tapahtuman osallistujille.
• Viimeinen ja viimeinen kustannus seminaarin järjestämisestä on sekalaiset kulut, kuten pienet kulut. Silti nämä on myös otettava huomioon kokonaiskustannuksissa lopullisen kuvan saamiseksi tapahtuman järjestämisen kustannuksista.

Osa # 3

• Viimeinen osa on tapahtuman tulo tai rahoitusosa. Mikään tapahtuma ei ole mahdollinen, jos rahoitusta tai tuloja ei ole. Mikään yritys ei järjestä tapahtumaa, jos siitä ei ole rahoitusta tai voittoa.
• Kaikissa tapahtumissa tärkein tulonlähde tai rahoitus on rekisteröintihinta tai tapahtumaan myydyt liput. Tässä tulot syntyvät henkeä kohti.
• Tapahtumaan osallistuvien on maksettava etukäteen ilmoittautuminen tai lippu tapahtumaan, ja tällä tavoin järjestäjä ansaitsee rahaa tapahtuman peittämiseksi. Toinen tulolähde kaikenlaisille tapahtumille on sponsorimaksut, jotka ovat erittäin käteviä tapahtuman järjestämisessä.
• Sponsorit tavallaan saavat myös ylennyksen sellaisissa paikoissa, joissa tapahtumaan osallistuu huomattava määrä ihmisiä. Siitä tulee win-win-tilanne sekä järjestäjälle että sponsorille, ja sponsorimaksuna järjestäjä saa toisen tulonlähteen. Sponsori saa eräänlaisen ylennyksen monien joukossa yhden katon alla.
• Näin ollen tuotetut kokonaistulot näytetään tässä osiossa tapahtuman järjestämiseksi. Nyt riippuu järjestetyn tapahtuman koosta, mikä on tavoitetulo tai raha, jonka järjestäjä aikoo kerätä kulujen kattamiseksi.

Kuinka tätä mallia käytetään?

Malli tulee erittäin kätevästi, ja se hallinnoi tapahtumien hallintaan liittyviä kuluja ja tuloja jokaiselle järjestäjälle. Mallin käytön ensisijainen tavoite on kerätä koko tulolähde ja sovittaa se kaikkiin kuluihin, jotka järjestäjän on vastattava jokaisesta järjestetystä tapahtumasta. Se sisältää sekä toistuvia että toistuvia. Saadtua tulosta tai saatua eroa verrataan määritettyyn budjetin määrään, joka on määritetty kuukauden alussa, ja lopuksi saavutamme netto. Malli on erittäin hyödyllinen, kun täytyy tietää rahan sisään- ja ulosvirta tapahtuman järjestämiseksi.