Johdon tarkastuksen määritelmä
Johdon tarkastus tarkoittaa 'johdon tarkastusta', jossa erilaisia työkaluja käytetään arvioimaan johdon suorituskykyä ja edistymistä kohti parhaan päätöksenteon prosessia. Tässä painopiste on johdon päätöksenteon laadussa sen sijaan, että keskitytään operatiivisiin näkökohtiin.
Johdon tarkastuksen tavoitteet
# 1 - Oikeiden strategioiden luominen
Ryhmän on varmistettava johdon kyky, onko sillä asianmukaiset strategiat tarvittavien tietojen saamiseksi parempaa päätöksentekoa varten, tiimi varmistaa myös, onko kerätty tieto riittävä organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi ilman hässäkkää. Yleensä strategiat ovat avain kaikenlaisten laitosten tavoitteiden saavuttamiseen.
# 2 - Vaaditun sisäisen valvonnan toteuttaminen
Tarkastusryhmän tulisi tarkistaa organisaation sisäisen valvonnan tehokkuus johdon puutteiden korjaamiseksi. Jos toteutetut sisäiset valvontatoimet eivät ole riittävän tehokkaita, se johtaa tarpeettomiin ongelmiin prosessissa.
Esimerkki: Yrityksen korvauskäytännössä kirjanpitäjä tarkistaa ensin asiakirjat ja sitten vanhempi kirjanpitäjä tarkastaa samat asiakirjat. Lopuksi kassa maksaa käteisen, mikä varmistaa tapahtuman kolminkertaisen tarkastuksen. Tällöin sisäinen valvonta on niin vahva, että se välttää käteisen manipuloinnin.
# 3 - Raportin luominen ajallaan
- Johdon tarkastusryhmän tulisi vahvistaa, onko johto asettanut asianmukaisen valvonnan raporttien tuottamiseksi ja toimittamiseksi ajoissa.
- Raporttien luomista kutsutaan välttämättömäksi työkaluksi virheiden tunnistamisessa. Joskus se toimii myös ilmiantajana suurempien virheiden hallitsemiseksi prosessin aikana.
- Tarkastuskertomusten tulisi yleensä parantaa parantamisen hallinnon tehokkuutta säännöllisesti.
Johdon tarkastussuunnitelma ja toteutus
Seuraavat ovat suunnittelun ja toteutuksen vaiheet -
# 1 - Oikean henkilöstön nimittäminen
Tarkastusprosessissa tulisi nimittää oikea henkilö toteuttamaan suunnitelma johdon tarkastuksessa. Oikea siinä mielessä, että hänen on oltava ammattitaitoinen, asiantunteva ja kokenut suorittamaan tarkastussuunnitelman ilman epäselvyyksiä.
# 2 - Tarkastusohjelman laatiminen
- Vaadittujen asiakirjojen kerääminen
- Arvio politiikoista ja menettelyistä
- Strategian seuranta
- Kirjojen ja muiden tositteiden tarkastus
- Tutki käytettävissä olevilla tiedoilla
- Tiedustelut henkilökunnan / tiimin kanssa
- Sisäisen valvonnan tarkkailu
- Testaa tapahtumien ja niiden tulosten tarkistus
- Tieteellisen menetelmän arviointi ja tarkistus (tarvittaessa)
- Raporttien valmistelu ratkaisuilla
# 3 - koulutusohjelma
Ryhmälle on annettava asianmukainen koulutus ennen tarkastuksen suorittamista.
Esimerkki: Rakennusteollisuuden johtotarkastus vaati tietyntyyppisiä arviointitaitoja ja tekniikkaa, jotka on tarjottava ennen suoritusta.
# 4 - Aikahuolta
Jokainen tarkastusohjelman suunnitelma on toteutettava oikealla aikataululla, jotta siitä saadaan tarkat tulokset.
Esimerkki: Valmistusprosessin tarkkailu voi johtaa normaalin ja epänormaalin tuhlauksen tunnistamiseen, joka tulisi suorittaa prosessin aikana.
# 5 - Tarkastusten tiheydet
Tarkastus olisi tehtävä usein päätöksentekoprosessin aikana tapahtuvien virheiden löytämiseksi.
Tiheydet voidaan päättää liiketoiminnan luonteen perusteella, ja ne on myös otettava huomioon liiketoiminnan ja sen liiketoimien ymmärtämisen keston kanssa
# 6 - Raportit ratkaisuilla
- Yleensä tarkastusraportti koostuu virheistä, jotka keskeyttävät johdon tekemään oikean päätöksen.
- Ryhmän tulee toimittaa havainnot sekä tarvittavat ratkaisut ongelmien ratkaisemiseksi.
- Jokaisessa raportissa on annettava yksityiskohtainen analyysi sen seurauksista tulevaisuudessa.
Esimerkki
M / s ICI-tietotekniikkapalvelut kohtaavat paljon vaivaa lopettaessaan projektinsa ajoissa, ja niille aiheutui valtavia tappioita johtopäätösten ja niihin liittyvän prosessin viivästymisen vuoksi. He ovat nimittäneet hiljattain tilintarkastajan suorittamaan johdon ja päätöksentekoprosessin tarkastuksen.
Tarkastuksen perusteella havainnot ovat seuraavat:
- Ei asianmukaista sisäistä valvontaa johdossa, jotta projektit saadaan päätökseen ajoissa;
- Ei asianmukaista yhteydenpitoa asiakkaiden kanssa, jotta projektit saataisiin päätökseen ajoissa.
- Ei koordinointia johdon ja tiimien välillä hankkeiden toteuttamiseksi.
- Ei asianmukaista raporttien luontiohjelmistoa sisäiseen valvontaan
Yllä olevat havainnot on selvitettävä saadaksesi hyvää palautetta tulevaisuudessa.
Edut
- Asianmukainen strategian valmistelu ja muotoilu tavoitteiden saavuttamiseksi.
- Sisäisten valvontalaitteiden asianmukainen sijoittaminen tehokkaaseen päätöksentekoon;
- Improvisaatio johdon päätöksentekoprosessissa;
- Johdon puutteiden korjaamiseksi.
- Asianmukaisten henkilöresurssien käyttöönotto.
- Virheiden oikaisu, kustannukset pienimmät tai vähemmän;
- Vältä resurssien, kuten miesten, materiaalien, rahan ja koneiden, epänormaalia tuhlausta.
- Tulokset ajoissa viipymättä.
Johdon tarkastuksen suorittamisen vaikeudet
- Investointien ja tekniikan puute - Yleensä ehdotuksiin voi liittyä suuria investointeja 4M-resursseihin, kuten miehiin, koneisiin, materiaaleihin tai rahaan, mikä on ongelma suurimmalle osalle organisaatiota. Joskus klassinen prosessi saattaa vaatia muutosta teknisen päivityksen myötä. Silti organisaation johdolla tai henkilöstöllä voi olla vaikeuksia tehdä uusia tai vaadittuja päivityksiä.
- Johdon tuen puute muutokselle - Organisaation johdolla voi olla vaikeuksia siirtyä perinteisestä prosessistaan uusimpaan monista syistä.
- Henkilöstön käyttäytyminen on joskus ongelma tarkastussuunnitelman toteuttamisessa, koska he voivat vastustaa todellisten tietojen toimittamista tarkastusta varten keskustelujen, haastattelujen tai tiedustelujen aikana. He kokevat tuntevansa virheensä paljastavan tarkastusprosessin aikana, jos he antavat kaikki tarvittavat yksityiskohdat auditointia varten.
- Käsittely ylimmän johdon kanssa - Se on ongelma myös tietyissä tilanteissa, joissa ylin johto vastustaa tarkastusprosessia.
Johtopäätös
Tarkastusraportin havaintojen ja suositusten tulisi tuottaa parempia tuloksia organisaatiolle, samalla tavalla havainnot on raportoitava paremmin, minkä pitäisi välttää johdon jatkuvat ristiriidat. Tulosten suositukset voidaan toteuttaa tarkastusryhmän ja ylimmän johdon keskinäisellä yhteisymmärryksellä perustamisen onnistumiseksi.
Loppujen lopuksi tarkastuksen onnistuminen perustuu osallistavaan ja ystävälliseen lähestymistapaan sen sijaan, että keskitytään vain henkilöstön tai johdon häiritsemiseen heidän virheistään.
