Mikä on kolmisuuntainen haku?
Kolmisuuntainen sovitus on käsite, jonka avulla luvattomat ostotapahtumat voidaan jäljittää vertaamalla kolmella tavalla, nimittäin tilauksen vahvistuksen (ostotilauksen) vastaanottaminen, tilauksen vastaanottaminen ja tietona tuotetun laskun oikeellisuus. eri osastoilta luvattomien tapahtumien poistamiseksi ja sisäisen valvonnan tehostamiseksi.
Selitys
Suuret organisaatiot ostavat inventaarion normaalin toimintamenettelyn mukaisesti organisaation käytäntöjen mukaisesti. Siksi kaksoisvalvonta on tarpeen luvattomien tapahtumien rajoittamiseksi. Valvontatoimenpide on valtuuttaa kelvolliset tapahtumat. Kolmivaiheisessa menettelyssä pääosin ostoja valvotaan ristiintarkastuksella. Jos jossakin vaiheessa ilmenee vika, summaa ei voida ottaa laskuun, ennen kuin virhe on korjattu vastaanottamalla vahvistus tai tarkistettu lasku toimittajalta. Se on myös yksi riskinhallintamenetelmistä, koska luvattomien henkilöiden tai väärennettyjen laskujen maksamisen riskiä on hallittava. Joskus siitä tulee pitkä menettely, mutta se on tehokkain tapa hallita riskiä.
Kolmisuuntainen sovitusprosessi
- Tavallinen ostomenettely sisältää tilaamisen, kun varasto saavuttaa tilaustason, tarjouksen vastaanottamisen, tarjousten käsittelyn osto-osastolle ja minkä jälkeen osto-osasto päättää, minkä toimittajan osto tehdään hinnan, laadun ja maineen perusteella toimittaja ja sitten viimeinen ostotilauksen antaminen.
- Ostotilauksen perusteella ostot on tehtävä. Ostotilauksen vastaanottamisen jälkeen varastonhallintaosaston on annettava kuittitilaus, jonka jälkeen osto-osasto toimittaa laskun tiliosastolle saman kirjanpitoa varten.
- Tämän jälkeen lasku annetaan valtuutusta varten ja sitten kassalle tai kassalle maksettavaksi toimittajalle.
Täällä ennen maksun hyväksymistä maksuun osallistuva henkilö käyttää kolmensuuntaista sovitusprosessia.
Kolmisuuntainen sovitusprosessi sisältää:
# 1 - Ostotilauksen tarkistus
Ostotilaus on tarkistettava osto-osastolta toimittajan nimen, päivämäärän, määrän, osoitteen, maksutietojen ja määrän vahvistamiseksi.
# 2 - Tilauksen vastaanottamisen vahvistaminen
Ostotilauksen tarkistamisen jälkeen kassavirasto tarkistaa varasto-osastolta tilauksen vastaanottamisen, jotta se vastaisi tavaroiden määrää laskun mukaan ja sen mukaan, minkä inventaarioosasto on vastaanottanut.
# 3 - Vahvistus tiliosastolta
Varmentamisosastolta tapahtuneen tarkistuksen jälkeen merkintä on tarkastettava tileillä kirjoihin kirjatun määrän ja määrän varmistamiseksi.
Jos lasku vastaa kaikkia kolmea vahvistusvaihetta, vain maksu hyväksytään ja lasku on suljettu.
Esimerkki kolmitievastaavuudesta
A Ltd.: n osto-osasto antaa 3000 kappaleen tilauksen ABC & Co: lta, Meksiko, varastosta, ja kappalehinta on 100 dollaria. Tilaus tehdään. Tilauksen vastaanottaminen tehtiin, mutta suuren määrän vuoksi varastonpitäjä ei tarkistanut tilauksen vastaanottohetkellä. Tarkastuksen jälkeen havaittiin kuitenkin, että vastaanotettiin vain 2850 kappaletta, ja lasku annetaan kirjanpito-osastolle, jolloin kirjanpito- ja kirjanpito-osasto antaa sen edelleen kassaosastolle. Määritä menettely kolmitievarmistukselle?
Ratkaisu:
Ennen kuin lasku hyväksytään maksettavaksi, hänen tulee noudattaa seuraavaa menettelyä:
1 - Tarkastus osto-osastolta:
Ostotilaus on tarkistettava, onko tilaus tehty ostotilauksen mukaan vai ei. Tässä tapauksessa kolmivaiheisen vastaavuuden ensimmäinen vaihe sovitetaan yhteen, ts. Tilaus tehdään ostotilauksen mukaan.
2 - Vahvistus inventaarioosastolta:
Valtuutettu henkilö kerää luvut inventaarioosastolta. Tällöin vain 2850 varastotilaa vastaanotetaan, joten laskua ei voida hyväksyä maksettavaksi. Valtuutettu henkilö kehottaa inventaarioosastoa oikaisemaan toimittajan laskun.
Varasto-osasto ottaa sitten yhteyttä ABC & Co: n valtuutettuun henkilöön tarkistetun laskun laatimiseksi. Saatuaan tarkistetun laskun sama on annettava tilinosastolle korjausten tekemiseksi.
3 - Vahvistus tiliosastolta tai kirjanpidosta:
Vahvistettuaan toimittajan tarkistetun laskun valtuutetun henkilön on tarkistettava se kirjanpitotiedoilla, ja lopulta vaiheiden ja mukautusten jälkeen valtuutettu henkilö valtuuttaa laskun maksettavaksi.
Tällä tavoin lyhyt kuitti tunnistetaan ja oikaistaan.
Kolmisuuntaisen vastaavuuden käyttö
- Kolmisuuntaista sovitusprosessia käytetään suurissa organisaatioissa.
- Sitä käytetään myös silloin, kun eri osastot käsittelevät erilaisia toimintoja.
- Sitä käytetään, kun organisaatio tuottaa useita tuotteita.
- Sitä käytetään silloin, kun vastuut annetaan vasta nimitetylle henkilöstölle.
- Sitä käytetään, kun suurin osa maksuista suoritetaan käteisellä.
- Sitä käytetään myös silloin, kun henkilöstön ammattitaidoton henkilöstö on mukana.
Edut
Eri edut ovat seuraavat:
- Se varmistaa, että maksu suoritetaan oikealle henkilölle voimassa olevaa laskua ja vastaanotetun kaluston arvoa vastaan.
- Se varmistaa organisaation asianmukaisen valvonnan.
- Se minimoi tai rajoittaa luvattomia maksuja.
- Kolmella tavalla vastaavan käteisen avulla kavallusta on hallittava.
- Virheet voidaan helposti tunnistaa kolmitiehakuprosessissa.
- Se varmistaa, että samaa laskua ei makseta useita kertoja.
- Prosessi edistää vastuullisuutta henkilöstölle.
- Kolmivaiheisen prosessin kautta tiedot on tarkistettava; siten siitä tulee tarkkaa tietoa ja sitä voidaan käyttää tulevissa päätöksissä.
Haitat
Eri haittoja ovat seuraavat:
- Kolmisuuntainen sovitus sisältää moninkertaisen tarkistuksen ja erilaisten asiakirjojen keräämisen; siten prosessi on pitkä ja aikaa vievä.
- Pitkän prosessin ja viivästyneiden maksujen vuoksi maksujen viivästyminen ja sakkojen saaminen voi olla mahdollista.
- Toimittajasuhteet voivat pilata maksuviivästysten takia.
- Ennakkomaksujen alennuksia ei voida käyttää pitkien menettelyjen vuoksi.
Johtopäätös
Kolmisuuntainen täsmäytys on menettely, jolla hallitaan ostovelkoja, joiden avulla ostovelat vahvistetaan käyttämällä kolmea vaihetta. Tällöin tilaus on tarkistettava ensimmäisen vaiheen hankinnassa, sitten on kerättävä ja tarkistettava inventaariosaston luvut, ja lopuksi se on tarkistettava kirjanpitotiedoista. Vahvistettuaan kaikki kolme tasoa valtuuttaja vahvistaa laskun maksettavaksi. Tämä menettely on kuitenkin pitkä. Siksi se on aikaa vievää, ja samaan aikaan etukäteismaksujen alennuksia ei voida käyttää pitkien menettelyjen vuoksi.
