Mikä on kustannusten ylitys?
Kustannusten ylitys, joka tunnetaan myös nimellä budjetin ylitys, on skenaario, jolloin projektin tai yrityksen kustannukset pyrkivät kasvamaan budjetoituun verrattuna ja voivat johtua virheellisestä budjetoinnista tai todellisten kustannusten aliarvioinnista johtuvista kustannusten noususta. joistakin odottamattomista tilanteista, joita ei otettu huomioon budjetoinnin aikana.
Ominaisuudet
- Kustannusten ylitys on yleensä yleistä infrastruktuuri-, rakennus- ja IT-hankkeissa, mikä kokee paljon odottamattomia kustannuksia projektin valmistumisvaiheessa.
- Ne johtuvat pääasiassa kolmesta tekijästä, kuten poliittisista syistä, psykologisista syistä ja teknisistä syistä.
- Ensisijaisesti se johtuu rahoituksen puutteesta, koordinoinnin puutteesta, suunnittelemattomista kustannuksista tai hankkeiden viivästymisistä.
- Se on aina epävarma, ja budjetointi samalle ei ole mahdollista. Sen katsotaan tapahtuvan, kun projektin tai yrityksen tietyt vaiheet pyrkivät ylittämään todelliset budjetoidut kustannukset.
- Kustannusten ylityksen mittaus on erilaista eri toimialoilla tai yrityksissä.
Kustannusten ylityksen tyypit
# 1 - Arviot
Yrityksen kustannuksia voidaan aliarvioida johtuen tekijöistä, kuten henkilökohtaisesta puolueellisuudesta ja monimutkaisista menettelyistä, jotka liittyvät tehtävän suorittamiseen. Voimme käyttää vertailuluokan ennustemenetelmää parantamaan mahdollisuuksia saada tarkempia arvioita. Ongelmana on, että parhaat ennusteet saattavat osoittautua vääriksi täydellisen estimaatin laskemisessa, ja siten ennakoimattomuuden säilyttäminen osana talousarviota on aina hyvä tapa kohdata haitallisia skenaarioita tulevaisuudessa.
# 2 - Riski
Riski voi olla mikä tahansa skenaario, jolle emme voi määrittää todennäköisyyttä. Niitä ei voida ennustaa aikaisemmin, eivätkä ne toisinaan ole yrityksen hallinnassa, kuten luonnollinen onnettomuus, mikä voi viivästyttää projektin loppuun saattamista tai toimittajan suorituskykyä, mikä voi lopulta vahingoittaa yritystä. Asianmukainen riskinhallintasuunnitelma voi auttaa yritystä lieventämään riskiä jossain määrin, mutta riski on ensisijainen tyyppi, jonka jokaisella yrityksellä tai projektilla on.
# 3 - Scope Creek
Laajuuspuro määritellään tapauksiksi, jolloin projektissa tai yrityksessä syntyy kirjanpitoon kuulumattomia toimintoja, joita ei sisällytetty budjettiin tai todellisiin kustannuksiin. Se voi tapahtua, kun johto jatkaa ominaisuuksien lisäämistä projektiin, kun sitä kehitetään tai vaaditaan, tai tapauksissa, joissa projektitiimi muuttuu liian luovaksi ja aloittaa dokumentoimattomien toimintojen sisällyttämisen. Projektinhallinta ja -valvonta on suunniteltu ensisijaisesti siten, että estetään tällaiset skenaariot arvioimalla talousarvion jatkuvaa uudelleenarviointia.
# 4 - Kustannusten nousu
Kustannusten nousu liittyy enemmän taloudellisiin tekijöihin, kuten inflaatioon, joka voi sisältää tietyn erän hinnan nousun ajanjaksolla, jota ei otettu huomioon alkuperäisessä talousarviossa.
Kuinka välttää kustannusten ylitys?
- Perinteisissä tekniikoissa käytetään projektinhallintatyökaluja, kuten PRINCE, vaikka tuloksia ei taata.
- Nykytilanteessa nykyaikaisemmat työkalut ja sovellukset, kuten Agile, ottavat haltuunsa perinteiset tekniikat auttaakseen yrityksiä selviytymään kustannusten ylityksestä.
- Liiketoiminnan yksikön tulee suunnitella ennakoivasti ja sisällyttää useita skenaarioita, jotka voivat johtaa tällaiseen ylitykseen.
- Kuukausittainen tai neljännesvuosittainen ennuste on välttämätön, kun otetaan huomioon toteutuneiden muutosten määrä suhteessa budjettiin ja suunnitellaan vastaavasti.
- Yrityksen tulisi kiinnittää paljon huomiota projektisuunnitteluvaiheessa, koska se toimii perustana.
- Myyjän kyky suorittaa ja toimittaa on tarkistettava perusteellisesti toimittajan vuokrauksen yhteydessä.
- Yrityksen tulisi harjoittaa nykyaikaisten aikataulutustyökalujen ja kaavioiden käyttöä kustannusten hallitsemiseksi paremmin.
- Projektipäällikkö vaatii projektin jatkuvaa seurantaa ja valvontaa.
- Projektin tai yrityksen sidosryhmät tulisi aina pitää ajan tasalla muuttuvista skenaarioista, joten ne ovat samalla sivulla, ja tällä tavalla yritys voi hyödyntää tietämystään.
- Taistelu laajuisen puron kanssa on välttämätöntä, ja yritysten on nähtävä, että ne pysyvät alun perin suunnitellussa laajuudessa.
Syyt
- Suunnittelemattomat kustannukset: Ennakoimattomat skenaariot voivat johtaa muutamaan toimintaan, joita ei alun perin sisällytetty suunnitelmaan tai budjettiin. Se voi johtua teknisistä, poliittisista tai psykologisista syistä.
- Viestintävika: Kahden osaston tai asianomaisten ihmisten välinen väärinkäsitys voi aiheuttaa tarpeettomia kustannuksia.
- Muutos projektin laajuudessa: Tapahtuma, joka johtaa laajuuteen, on yksi tärkeimmistä syistä. Laajuuspuro määritellään tapauksiksi, jolloin projektissa tai yrityksessä syntyy kirjanpitoon kuulumattomia toimintoja, joita ei sisällytetty budjettiin tai todellisiin kustannuksiin.
- Projektin monimutkaisuuden aliarviointi: Tietyt projektin tai liiketoiminnan vaiheet ovat niin monimutkaisia, että sen asianmukainen budjetointi on toisinaan vaikeaa työtä. Tämä liittyy todennäköisesti suuriin, kalliisiin projekteihin.
- Riittämätön rahoitus: Rahoitus on jokaisen yrityksen tai projektin selkäranka. Pääomapula voi lopulta johtaa kustannusten ylitykseen, jolloin projekti tai yritys voi kohdata haaskauksen yhteisen toimintansa rahoittamisessa.
- Johtamiskokemuksen puute: Suhteellisen kokematon johto tai tehoton johtaminen voi johtaa hankkeen virheelliseen suunnitteluun ja epätarkkaan projektibudjetointiin. Siten hanke voi ajan myötä joutua väärän budjetoinnin uhriksi ja joutua kustannusten ylitykseen.
- Varautumissuunnitelman puuttuminen: Liiketoiminta kärsii myös silloin, kun väistämättömiä skenaarioita varten ei ole varmuuskopiointisuunnitelmaa tai valmiussuunnitelmaa. Varmuuskopiosuunnitelma on välttämätön, varsinkin suurten projektien kohdalla, koska jotkut poikkeamat tavanomaisista budjetoiduista kustannuksista voivat maksaa miljoonia.
- Hankkeen viivästykset: Viivästykset hankkeen loppuunsaattamisessa sen tavanomaisesta suunnitellusta valmistumisesta johtavat lopulta kustannusten ylitykseen, koska niitä toimintoja, jotka ylittävät valmistumisajan päättymisen, ei kirjattu talousarvioon.
Kustannusten ylityksen estäminen
# 1 - Oikea suunnittelu
Suunnittelu on jokaisen projektin tai yrityksen perusta, ja paras tapa estää kustannusten ylitys on suunnitella se ennen projektin toteuttamista. Mitä tarkemmat arviot ovat, sitä suuremmat mahdollisuudet projektin pitää kiinni budjetistaan.
# 2 - Toimittajien tuntemus
Toimittajat on arvioitava perusteellisesti ennen heidän palkkaamistaan. Projektin ja liiketoiminnan tulisi hankkia täysi tieto heidän kyvyistään ja kokemuksestaan arkistoihin, jotta vältetään pahimmat mahdollisuudet. Asianmukaista huolellisuutta tarvitaan ennen kuin suhde myyjään vahvistuu.
# 3 - Vältä Scope Creekiä
Paljon turhaa toimintaa ei saisi löytää paikkaa projektissa, ja yrityksen tai projektin tulisi pysyä projektin alkuperäisessä laajuudessa poikkeamalla suunnitelmasta.
# 4 - Projektisuunnittelutyökalun käyttö
Projektin seuraamiseksi ja hallitsemiseksi tulisi käyttää nykyaikaisia työkaluja, kuten Gantt excel -kaavio tai projektin seurantamalli, jotta projektipäällikkö on tietoinen projektin jokaisesta vaiheesta ja kustannusten ylittymisen mahdollisuudesta.
Johtopäätös
Tämä on väistämätön skenaario, jota kohtaavat kaikki yritykset tai projektit, mutta kuinka minimoida tai lieventää sitä, riippuu paljon johdosta tai projektipäälliköstä. Ennakoiva lähestymistapa voi auttaa yritystä vähentämään kustannusten ylitysmahdollisuuksia asianmukaisella suunnittelulla ja arvioiden perusteellisella analyysillä.
