Excel-projektinhallintamalli
Projektinhallinta on yksi tärkeistä rooleista missä tahansa organisaatiossa. Et voi seurata kaikkia projektin toimintoja vain käsin; tarvitset ohjelmiston, joka auttaa sinua paremmin hallitsemaan projektia.
MS Excel on yksi ohjelmisto, joka voi auttaa sinua seuraamaan projektin tilaa helposti asennettavilla malleilla. Tässä artikkelissa näytämme sinulle yksinomaan Excelin avulla projektinhallintamallien valmistelua Excelissä.
Kuinka käyttää Exceliä projektinhallintamallien valmisteluun Excelissä?
Alla on esimerkkejä projektinhallintamallien valmistelusta Excelissä.
Esimerkki # 1 - Excel-projektinhallintamalli Gantt-kaavion avulla
Gantt-kaavio on yksi niistä Excelin kaavioista, joka on erittäin hyödyllinen arvioitaessa projektin tehtäviä, nykyistä tilaa asetettujen standardien mukaan.
Kun projekti on valmis ja käynnissä viikon kuluttua projektipäällikkönä, haluat tietää projektin tilan, onko se linjassa vai ei. Voit seurata projektin vaiheita projektin alusta projektin loppuun kussakin vaiheessa.
Oletetaan, että olet tapahtumanhallintayhtiö ja olit ottanut erittäin tärkeän projektin, joka on sinulle erittäin tuottoisa. Mutta ainoa asia on, että sinun on suoritettava tehtävät järjestäjien antaman esityslistan perusteella. Seuraavassa on järjestäjien esityslista.
Luo nyt Excel Gantt -kaavio kaikkien toimintojen seuraamiseksi.
Vaihe 1: Valitse Vain alkamisaika ja lisää sarakepalkkikaavio. Siirry INSERT-välilehteen ja lisää pinottu pylväskaavio.
Vaihe 2: Kaavion on nyt näytettävä tältä.
Vaihe 3: Napsauta nyt hiiren kakkospainikkeella kaaviota ja valitse Valitse tiedot.
Vaihe 4: Valitse nyt alla olevasta ikkunasta Lisää.
Vaihe 5: Valitse alla olevassa ikkunassa Sarjanimessä minuutit ja valitse sarjan arvoksi tiedot C2: C14: stä. Napsauta OK.
Vaihe 6: Valitse alla olevasta ikkunasta EDIT-vaihtoehto oikealta puolelta Vaaka-akselitarrat.
Vaihe 7: Valitse nyt vaaka-arvot tehtäviimme. Napsauta OK.
Vaihe 8: Kaaviosi pitäisi näyttää tältä nyt.
Vaihe 9: Meidän on tehtävä joitain muotoiluja, jotta se näyttää paremmalta. Valitse horisonttisarjan arvot, ts. Aika-arvo. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Akselin muotoilu.
Akselissa muotoilu koskee arvojen alapuolella.
Vaihe 10: Nyt aikamuoto näyttää tältä kaaviosta.
Vaihe 11: Valitse siniset palkit, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse, alusta datasarja.
Vaihe 12: Siirry kohtaan TÄYTTÖ ja valitse EI TÄYTTÖ.
Vaihe 13: Nyt kahvinväriset palkit ja napsauta formaatin tietosarjaa, siirry kohtaan TÄYTTÖ ja valitse haluamasi värit.
Ja kaaviosi on valmis ottamaan tehtävän vastaan, ja voit hallita projektia paremmin nyt.
Esimerkki # 2 - Myyntisyklin seurantaesimerkki
Nyt näemme, kuinka luoda myyntisyklin seuranta Excelillä. Harkitse tämän esimerkin alla olevia tietoja. Tiedot sisältävät myynnin alkamispäivän, lopetuspäivän, tavoitteen, valmistuneiden päivien määrän, nykyisen saavutuksen ja varianssin sekä monia muita asioita.
Vaihe 1: Mainitse ensin Target & Current Sales. Saapuvan varianssin arvo, eli tavoite vs. nykyinen.
Vaihe 2: Saavuta nyt projektin valmistumisprosentti.
Vaihe 3: Mainitse nyt myynnin alkamis- ja lopetuspäivä.
Vaihe 4: Kun tämä on saapunut, netto työpäivät aloituspäivän ja lopetuspäivän välillä.
Vaihe 5: Saavuta nyt tavoite päivässä jakamalla tavoite käytettävissä olevien päivien lukumäärällä.
Vaihe 6: Nyt, saavuta nykyinen päivämäärä soveltamalla TODAY-kaavaa Excelissä.
Vaihe 7: Laske nyt päivien lukumäärä alkamispäivästä kuluvaan päivään.
Vaihe 8: Saavuta päivittäisen tavoitteen mukaan, mikä pitäisi olla nykyinen tulo.
Vaihe 9: Laske nyt tähän mennessä saavutettu keskim.
Vaihe 10: Laske, jatkuuko keskimääräinen trendimyynti loppuprojektissa, mikä olisi lopputulo.
Vaihe 11: Saavuta nyt saavutettu prosenttiosuus, jos sama trendi jatkuu.
Nyt olemme suorittaneet laskentaosamme. Tämän avulla luodaan visuaalisia Excel-kaavioita, jotka voivat auttaa meitä seuraamaan projektia vain katsomalla kaaviota.
Vaihe 1: Luodaan ensin yksinkertainen sarakekaavio. Valitse solu B6 ja luo sarakekaavio.
Vaihe 2: Napsauta hiiren kakkospainikkeella kaaviota ja valitse Valitse tiedot.
Vaihe 3: Napsauta nyt LISÄÄ.
Vaihe 4: Älä valitse alla olevassa ikkunassa mitään, paina vain OK.
Vaihe 5: Meillä on nyt tällainen kaavio.
Vaihe 6: Valitse nyt palkki ja napsauta Alusta datasarja. Oikealla puolella näkyy Muotoile tietosarja -valintaikkuna.
Vaihe 7: Tee sarja päällekkäin 100%: iin.
Vaihe 8: Molemmat sarakkeet ovat nyt päällekkäin, ja kaavio näyttää tältä.
Vaihe 9: Vaihda nyt punaisen palkin väri EI TÄYTÄ.
Vaihe 10: Minä näytän tältä.
Vaihe 11: Piirrä pyöreä muoto kaavion alapuolelle ja säädä sitä.
Vaihe 12: Lisää kaavion otsikko.
Meillä on yksi kaavio valmis. Vastaavasti luo myös toinen kaavio saavutetulle prosentille samalla trendillä.
Meillä on kaksi kaaviota, jotka näyttävät nyt tältä.
Sinun tarvitsee vain päivittää päivittäiset myyntiluvut solussa B3. Kaikki muuttuu automaattisesti sinulle.
Jos havaitset mallin nyt 14 : nnen helmikuu 2019 yhteensä 33 päivää on suoritettu, ja nykyinen olisi pitänyt 1,51 lakh dollaria, mutta todelliset tulot on nyt 1,1 lakh, eli 22% koko liikevaihdosta.
Alun perin tavoite päivässä oli 4587 USD (B11-solu) päivässä, mutta tästä päivästä lähtien saavutus on 2894,74 USD / päivä (B16-solu).
Jos sama trendi 2894,74 päivässä jatkuu koko projektin ajan, se tuottaa sinulle 2,53 lakh USD, mikä on 50,67% alun perin kohdennetuista tuloista.
Tämän projektinhallintamallin avulla voit seurata päivittäistä myyntitavoitettasi ja todellista tuloasi.
Muistettavaa Excelin projektinhallintamallista
- Kaaviot latautuvat automaattisesti, jos vaihdat manuaalisen syötteen sarakkeita.
- Voit luoda Gantt-kaavion toiminnoille, joissa tehtäviä seuraa peräkkäin.
- Eri projektinhallintamallien tapauksessa sinun on tunnistettava projektin tehtävät ja toimintalinja.
Voit ladata tämän Project Management Excel -mallin täältä - Project Management Excel -malli.
