Mikä on ennakkojärjestelmä?
Ennakkomaksujärjestelmä on eräänlainen kirjanpitojärjestelmä, joka on suunniteltu seuraamaan ja dokumentoimaan, kuinka käteistä on käytetty. Yleisimpänä esimerkkinä ovat pienkassajärjestelmä, joka käsittelee kaikki pienet käteisoperaatiot pitääkseen tasapainon rahastossa, joka on yhtä suuri kuin rahastossa jäljellä olevien pienten käteistulojen ja ylimääräisen käteisen summa.
Esimerkkejä
A Ltd pyrkii luomaan varauksen kaikkien pienten käteistapahtumiensa ylläpitoon. Ohjaa osastoa Oy: n hallinnollisena osastona muodollisilla menettelyillä, joiden avulla se voi luoda pienen käteisrahaston. Petty cash ennakkojärjestelmä on yksi yleisimmistä ennakkojärjestelmistä, jota käytetään pienten tapahtumien kirjaamiseen aikana, jolloin käyttäjien on hankalaa tai epäkäytännöllistä leikata sekkejä.
Pienillä kassatileillä on yleensä ennalta määrätty rahamäärä, jota voidaan käyttää erilaisiin tarkoituksiin, kuten työntekijöiden menojen korvaamiseen, pienien kulujen maksamiseen jne. Oy voi luoda pienen käteisrahaston tunnistamalla ja kirjaamalla kaikki pienet käteistapahtumat seuraavien vaiheiden avulla-
- Ennalta määrätty rahamäärä varataan pienen kassarahaston luomiseen. Tämä tili kirjataan erikseen organisaation pääkirjaan.
- Seuraavassa vaiheessa yrityksen on tunnistettava kaikki käteisellä maksettavat nimelliset kulut ja dokumentoitava ne kaikki järjestelmässä kuiteilla.
- Ennalta määrätyn tasapainon ylläpitämiseksi yrityksen on aika ajoin lisättävä pienikassarahastoa.
- Yhtiön on seurattava säännöllisesti pienikassarahastoa, jotta odotetun käteismäärän ja todellisen käteissumman välillä ei ole mahdollisia eroja.
- Hallinto-osaston on suoritettava asianmukainen tutkintamenettely, jos se havaitsee ristiriitaisuuksia.
Ennakkojärjestelmän edut
# 1 - Petosten havaitseminen
Ennakkomaksujärjestelmä eliminoi luvattoman käytön mahdollisuudet, koska varat osoitetaan ennalta määrättyihin tarkoituksiin. Tämä puolestaan tekee kustannusten seurannasta ja eroavaisuuksien ilmoittamisesta paljon helpompaa, mikä viime kädessä auttaa petosten havaitsemisessa ja pikemminkin poistamisessa.
# 2 - Virheiden vähentäminen
Kassa tarkistaa pienikassakirjan säännöllisin väliajoin, ja jos siinä on virheitä tai virheitä, sama voidaan helposti jäljittää ja korjata.
# 3 - Pienten kulujen sääntely
Pieniä kuluja hallitaan ennakkojärjestelmän asettamilla rajoilla, mikä tekee pienestä kassasta lähes mahdotonta käyttää enemmän kuin tilillä oleva pieni käteinen.
# 4 - Vähentää pääkassan taakkaa
Pikkukassakirja vapauttaa sekä kassakirjan että pääkassan pien- ja nimelliskulujen kirjaamisen taakasta.
# 5 - yksinkertainen ja nopea menetelmä
Muihin menetelmiin verrattuna tämä on aivan liian nopea, yksinkertainen, helppokäyttöinen ja kätevä samanaikaisesti. Menetelmää voidaan käyttää nopeasti työntekijöiden ostojen rahoittamiseen. Se on yksi parhaista menetelmistä, jotka tunnetaan nimellishankintojen tekemisestä.
# 6 - Helppo sovinnossa
Pienikassakirjan täsmäytys on myös yksinkertaista ja mutkaton.
Ennakkojärjestelmän haitat
# 1 - Vanhentunut järjestelmä
Petty cash book on pitkälti vanhentunut ja tehoton järjestelmä, eikä se täytä yhtiön nykyisten vaatimusten tarpeita ja odotuksia. Nyt on olemassa parempia vaihtoehtoja, kuten ennakkomaksukortit, jotka ovat saatavana yrityksiltä, jotka on suunniteltu erityisesti tämän päivän tarpeet ja vaatimukset huomioon ottaen.
# 2 - hankala suuremmille kuluille
Yksi suurimmista haittoista Imprest-järjestelmän käytössä on, että se aiheuttaa valtavia haittoja suuremmille kuluille. Järjestelmä on erittäin yhteensopiva ja kätevä pienempiin kuluihin ja päinvastoin suurempiin kuluihin.
# 3 - Kirjanpitovirheet
Koska nimellisten käteismenojen seuraamiseksi ei ole toissijaista dokumentointijärjestelmää, pienikassajärjestelmän kirjanpitovirheitä ei voida kieltää.
# 4 - Ylikulutus
Menorajojen asettamatta jättäminen jokaiselle nimelliselle liiketapahtumalle voi jopa asettaa organisaation vaaraan joutua ostojen ylimenoihin.
# 5 - Varkaus
Asianmukaisen valvonnan puuttuessa työntekijät voivat käyttää yrityksen pientä kassatiliä väärin, ja käteisen selvittäminen on vaikeaa.
# 6 - väärinkäyttö
Riittävän valvonnan puuttuessa on suuret mahdollisuudet saada työntekijät väärinkäyttäjiksi, koska pienet rahat ovat eräänlainen likvidit varat.
Tärkeitä seikkoja
- Yleensä pieniä kassavaroja valvovat säilytysyhteisöt, jotka auttavat tilien käsittelyssä ja jakavat käteistä yrityksen työntekijöille. Vastineeksi jälkimmäinen toimittaa täysin yritystoimintaan liittyvät kuitit.
- Pienet käteisvarat perustetaan ennalta määrätyllä määrällä, ja vastaava summa kirjataan vastaavasti yhteisön pääkirjaan.
- Organisaation hallinnollisella osastolla on vastuu pikkukassan pitämisestä.
- Kaikki pienistä käteisvaroista maksettavat menot on välttämättä dokumentoitava kuittien mukana.
- Ennakkomaksujärjestelmää voidaan käyttää kattamaan myös työntekijöiden palkat, osingot, kannustimet, bonukset, palkkiot ja matkakulut.
Johtopäätös
- Pienikassatili on laajalti käytetty Imprest-järjestelmä, jossa nimelliset menot kirjataan. Pienikassajärjestelmä on yksinkertainen ja käyttäjäystävällinen menetelmä, joka mahdollistaa kaikkien menojen täydentämisen. Edellä mainittu järjestelmä voi auttaa organisaatiota monin tavoin.
- Organisaatiot voivat käyttää pientä kassajärjestelmää virheiden vähentämiseen, petosten poistamiseen, pienten kulujen hallintaan, vanhempien kassaajien taakan vähentämiseen ja mitä muuta.
- Imprest-järjestelmän käyttäjien on kuitenkin oltava tietoisia sen monista haitoista, kuten varkauksien, väärinkäytösten, ylikulutusten mahdollisuudesta jne., Ja hyödynnettävä sitä vastaavasti. Organisaatioiden on sen vuoksi suunniteltava joukko käytäntöjä, jotka määräävät, kuinka käteistä on käsiteltävä kaikkien siihen liittyvien ongelmien välttämiseksi.
