Automaattisen tallennuksen toiminto Excelissä
Autosave in excel on toiminto / toiminto, jota käytetään muutosten tai työn etenemisen automaattiseen tallentamiseen. Tämä auttaa meitä vähentämään tietojen häviämisen riskiä järjestelmän kaatumistilanteissa. Löydämme tämän ominaisuuden Asetukset-välilehdestä Tallenna-osiosta, jos syötämme ajan 5 minuutiksi, excel tallentaa työkirjat automaattisesti viiden minuutin välein.
Kuinka ottaa automaattinen tallennus käyttöön Excelissä? (Askel askeleelta)
Yleensä automaattinen tallennus on oletusarvoisesti käytössä Excelissä. Katsotaanpa, miten automaattisen tallennuksen asetukset otetaan käyttöön Excelissä.
- Vaihe -1: Siirry Tiedosto-valikkoon. Napsauta "Asetukset"
- Vaihe -2: Excel-vaihtoehdot tulevat esiin monilla vaihtoehdoilla hallita tarpeen mukaan. Napsauta "Tallenna" -vaihtoehtoa - Tämä vie meidät mukauttamaan tallennetut työkirjat.
- Vaihe 3 - Tästä ikkunasta näemme, että “Tallenna automaattisen palautuksen tiedot -__ minuutin välein” on käytössä. Tässä ilmoitamme excelille, että työkirja tallennetaan n minuutin välein (n voi olla mikä tahansa numero, joka edustaa minuuttien lukumäärää ajassa). Oletuksena Excel vie 10 minuuttia automaattisen palautuksen suorittamiseen, mutta voimme muuttaa tätä aikaa vaatimuksemme mukaisesti, kuten 1,2,3 minuuttia.
- Vaihe 4 - Jos otat sen käyttöön ja et pysty tallentamaan, se tallennetaan tälle polulle " C: Users aa AppData Roaming Microsoft Excel " (tämä polku vaihtelee kaikille, koska heidän palautuksensa on
erinomaista automaattisen tallennuksen sijainti on erilainen. Pyydän kaikkia tarkistamaan tämän automaattisen tallennuksen sijainnin Excel-vaihtoehdoissa - Tallenna.
Voimme myös vaihtaa kansion varmuuskopioiden tallentamiseksi kirjoittamalla toisen polun AutoRecover-tiedoston sijaintiin.
- Vaihe 5 - Voimme valita tietyn muodon, kun tallennamme työkirjoja automaattisesti, valitsemalla muoto käytettävissä olevien Excel-muotojen luettelosta.
Oletusarvon mukaan muoto on "Excel-työkirja (* xlsx).", Koska useimmat käyttäjät käyttivät sitä. Ja varmista, että otamme käyttöön "Säilytä viimeisin automaattitallennettu Excel-versio, jos suljen tallentamatta".
- Vaihe 6 - Emme voi myös välttää työkirjojen tallentamista yhteen asemaan ottamalla "Tallenna tietokoneeseen oletuksena" -asetuksen seuraavasti:
Tähän mennessä olimme oppineet ottamaan automaattisen tallennuksen käyttöön Excelissä, tehtävän säännölliseen suorittamiseen annettavan ajan ja monia muita saamiamme ominaisuuksia.
Kuinka palauttaa automaattisesti tallennettu tiedosto?
Katsotaan nyt, kuinka palauttaa tiedosto, joka tallennetaan automaattisesti. Kuten huomaat, tiedostopolku, jonka annoimme "AutoRecover file location" -kohdassa, kopioi polun.
Vaihe 1 - Avaa nyt Microsoft Explorer; palkin yläosaan tulee liittää polku, jonka olimme kopioineet ”AutoRecover file location” -kohdasta, ja paina sitten ENTER.
- Vaihe 2 - Näyttöön tulee ikkuna, jossa on tiedostot ja kansiot, jotka on palautettu automaattisesti. Tässä ikkunassa voimme napsauttaa tiedostoa, jonka haluamme palauttaa, ja voit sitten pitää muutokset ja tallentaa työkirjan uudella nimellä. Kun syötät polun, alla oleva ikkuna ponnahtaa esiin.
Täältä voimme palauttaa tiedostot, joita ei ole tallennettu, ja työ ja aika ei mene turhaan ottamalla automaattisen tallennuksen käyttöön Excelissä.
Automaattisen tallennuksen käyttöönotto Visual Basic -sovelluksella (VBA)
Katsotaanpa, kuinka koodaus Excel-makrolla auttaa meitä suorittamaan automaattisen tallennuksen Excel-työkirjassa.
- Vaihe 1 - Avaa Visual Basic Editor Kehittäjä-välilehdeltä alla olevalla tavalla.
- Vaihe 2- Kun napsautamme Visual Basicia, voimme visualisoida VBA-editorin nousevan esiin. Täällä meidän on kirjoitettava koodi automaattisen tallennuksen suorittamiseksi.
- Vaihe 3 - Täällä emme aio luoda toimintamoduulia suoritettavaksi, koska tämä on “Tapahtuma”, johon aiomme kirjoittaa makron. Tapahtuma on mitä tahansa, jos avamme työkirjan, sitä pidetään tapahtumana; vastaavasti, jos teimme muutoksia työkirjaan, se on myös tapahtuma, työkirjan sulkeminen on myös tapahtuma ja niin edelleen.
- Vaihe 4 - Automaattisen tallennuksen yhteydessä oletamme "työkirjan sulkemisen" tapahtumana. Avaa sivun vasemmalla puolella oleva “ThisWorkbook” ja aloita makron kirjoittaminen.
- Vaihe 5 - Kun avaat "Tämä työkirja", voimme nähdä "Yleiset" ja muuttaa sen "Työkirjaksi" seuraavasti.
- Vaihe 6 - Kun vaihdamme työkirjaan, se antaa vaihtoehdon kirjoittaa makro tapahtumaan ”Workbook_Open ()”. On luettelo ilmoituksista, joiden avulla voimme luoda tapahtuman oikealle puolellemme. Täällä suoritamme tehtävän automaattiselle tallennukselle Excelissä, joten meidän on muutettava tapahtuma "Beforclose".
- Vaihe 7 - Valitse "BeforeClose" ja aloita automaattisen tallennuksen koodin kirjoittaminen Excelissä.
- Vaihe 8 - ”ThisWorkbook.Save” tallentaa työkirjan automaattisesti ja tallentaa sen makrotoimitettuna työkirjana koodin suorittamiseksi seuraavasti:
- Vaihe 9 - Tallenna tämä työkirja makrokäyttöiseksi ja sulje työkirja. Sitten voimme havaita, että näytön hälytys, joka pyytää tallentamista tai ei tallentamista, ei tule näkyviin, mutta jokin muu varoitus hälytys tulee näkyviin, joka on alla:
Vaihe 10 - Kun napsautat OK, työkirja, jossa on muutoksia, tallennetaan automaattisesti. Voimme myös poistaa tämän hälytyksen käytöstä käyttämällä jotakin koodia VBA: ssa, joka tallentaa työkirjan automaattisesti yksinkertaisella tavalla.
Katsotaanpa, miten se toimii:
Nämä varoitusviestit tulevat sovelluksen kautta, joten otamme "Application.DisplayAlerts = False". Tämä tarkoittaa, ettei mitään näyttöhälytystä tule näkyviin, kun tämä rivi sisältyy koodiin. Mutta on myös tärkeää sisällyttää "Application.DisplayAlerts = True" -rivi, koska tämä auttaa, kun jokin tärkeä näyttö näyttää hälytyksen.
Yritä nyt tehdä muutoksia ja sulkea työkirja, voimme huomata, että mikään näyttöhälytyksistä ei tule esiin, mutta muutokset tallennetaan. Tämä toiminto auttaa meitä tallentamaan työmme, vaikka suljet työkirjan yllättäen tallentamatta sitä.
Muistettavaa
- Automaattinen tallennus Excelissä on loistava ominaisuus, joka säästää aikaa ja tietoja säästämällä niitä ajoittain.
- Kuten kun automaattinen tallennus on otettu käyttöön Excelissä, emme voi sulkea tallentamatta, mikä saattaa johtaa harhaan, vaikka emme halua tallentaa tietoja.
- Se seuraa aina käyttäjän työtä ja päivittää sisällön muutokset jakamaan pisteen tai yhden aseman.
- Se antaa myös useille ihmisille mahdollisuuden muokata asiakirjaa samanaikaisesti.
